課題解決の機会損失につながるくらい
情報共有が不足していました

お客様にとっては、何故一つの会社なのに部門が違うだけでちゃんと情報が共有されていないのかと疑問を抱く事もあったのではないかと思います。弊社には、商社機能として部品や材料を調達・供給する部門と、メーカーとしてお客様の依頼に応じて部品や産業機器を製造する部門があります。それぞれに高い専門性が必要なので、個別のお客様に対して、それぞれ部門毎の担当者が対応しているんです。当時は異なる部門間での情報共有が不足していて、お客様の課題に対しての解決法を必死に探していたら、実はもう一方の部門が解決策を知っていた、なんて事もよく起こっていましたね。

お客様毎に
全ての情報を一元化しました

お客様毎にグループをつくり、部門をまたいで関連する情報を集約するように運用しています。細かいことを気にせず、どんな些末な情報でも共有して欲しいと話しています。他の部門にとっては、実務上関係のない話でも、お客様との会話に出てきたときに知っていると知らないとでは印象が全く異なりますしね。あとは、社長の私が個人的に聞けた情報も全体に共有しています。これまでも、日報で各人が担当のお客様の情報を共有はしていたのですが、上手くまとまって蓄積されていた訳ではないので、一元化されて蓄積されている現在の方がずっと活用しやすいですね。

会議の時間も
半分以下になりました

Talknote上での部門間の情報のやりとりが活発になるにつれて、実際の会話も増えてきました。日々のコミュニケーションが全く無い状態だと、そもそも他の部門に質問するという発想も沸かないので、質問すればすぐに解決する問題を、一人で延々悩んでしまったりしますよね。それから、常にリアルタイムで情報が共有されているので、会議の場でも事前に長々と状況説明をする必要がなくなり、全体として時間は半分以下になっているのではないでしょうか。お客様毎に、時系列で一元化された情報は顧客満足度向上に欠かせないデータベースとしても機能してくれています。

距離の離れた２つの工場は
別会社の様でした

今思えば、風通しは非常に悪かったですね。問題点を抱え込んでしてしまうというか、報連相が滞っていましたね。現場では多くの問題を抱えているのですが、それが管理者や経営には上がって来なかったですし、問題点を抱えこんでしまう管理者が対応し切れていない印象もありました。特に新潟と三郷の工場間でのコミュニケーションはほぼ無く、まるで別会社の様だと言われていました。10年以上連絡を取り合っていた事務系の社員同士も、実は一度も会った事がないというレベルでしたから。何か情報共有のためのプラットホームが欲しいと思っていたんです。

販売機会の損失が
軽減しました

例えば、新潟工場で取り引きのあるお客様で、三郷工場の製品にニーズがあるお客様がいたとします。こういう情報って、ほとんど共有されていなかったんです。Talknoteを使い始めて、各工場の動きがオープンになったり、顔写真で相手の雰囲気を感じられるようになって、わざわざメールする程ではないけれど伝えておくとメリットがありそうな情報を共有する空気ができました。人の交流が無い中でも、一定の情報共有レベルが維持できているのはTalknoteのおかげです。相手の取り組みに対しての「いいね！」はスポーツの試合によくあるエールの交換みたいなものになっています。

検討プロセスが見える化されたら
会議がスムーズになりました

遠方の工場同士の情報共有が活性化しただけでなく、会社全体としての風通しも良くなってきています。例えば、新しいプロジェクトを進める時、検討プロセスをTalknoteで公開するようにしています。新しいことには一定のリスクが伴うので、経営層やベテラン社員もそれぞれが様々な意見を持っています。そんな中で、進捗会議でいきなり「こう決まりました。」という報告をしてしまうと、「そんな話は聞いていない。」と感情的な反対意見が出てしまうのですが、Talknote上で常時進捗が見える化されている事が、感情面への配慮に繋がっていますね。