情報が流れるチャットだと
良質なコミュニケーションが困難に

導入前の課題

Talknoteを導入する前は、社内コミュニケーションツールとして別のチャットツールを利用していました。気軽にコミュニケーションを取れる点は良かったのですが、チャットという特性上、スレッド内でどんどん話が進んで、どの投稿に対する返信なのか分からなくなることがありました。その上、スレッドとは関係ない話題も多く発生していました。それを繰り返すうちに気軽にコメントしづらい空気感ができあがり、活発なコミュニケーションができず、ほとんどのコメントが最低限の業務報告だけになってしまったんです。

そういった状況を改善するため、テーマごとに新しくスレッドを作って対応していたのですが、今度はスレッドが乱立しすぎて、欲しい情報がどこにあるのか分からない状態になってしまいました。

そこで、別のコミュニケーションツールの導入を検討していたときに候補に上がったのがTalknoteでした。会話が一直線に流れる以前のツールとは異なり、ツリー形式のTalknoteは、投稿をしてその下に紐づけてコメントができる。この投稿とコメントを使い分け情報を整理できる点が魅力的でした。また、スタンプやいいね！などの機能があるので、気軽にコミュニケーションできる点にも魅力を感じ、Talknoteを導入しました。LINEといった無料のツールも選択肢としてはあったのですが、セキュリティ面や公私混同を考慮し、最終的にTalknoteの導入に至りました。

導入時の工夫

新しいツールを導入する際の“あるある”ですが、 2年もチャットツールを使っていたこともあり、Talknote導入にあたり多少の反発もありました。「なんでわざわざ変えるの？」みたいな。ですので、Talknoteに変えるメリットなどを根気強くアナウンスして理解してもらいました。

さらに、Talknote利用上のルールを明確化しました。特にスレッドの作り方。ひとつのテーマや話題に対してひとつのスレッドを作り、スレッドと関係ないコメントはせず、どうしてもコメントしたい場合は新たにスレッドを作る。また、グループを乱立させず、極力スレッド単位で管理しましょう、と。目を通したコメントにはいいね！をしたり、積極的にスタンプを使ったり。代表の福井をはじめ主要メンバーが積極的に利用したこともあり、わりとすぐに移行でき、今ではほとんどの情報をTalknoteで確認できるようになりました。

Talknoteのさまざまな便利機能で、
業務効率も格段に向上

運用ルールについて

特別な理由がない限り、基本的にはオープンなグループを作るようにしています。以前使っていたツールだと個人によって得られる情報量にバラツキがありましたが、Talknoteはオープンな環境にできるので、特にナレッジの共有という点では大きなメリットを感じています。

たとえば、過去に制作した案件と同じような依頼があったとします。その場合、グループに加わっていれば過去の投稿を確認してナレッジ共有できますが、そうでない場合はグループに招待してもらうなどのワンアクションが発生してしまう。でも、普段からフルオープンにしていればいつでも誰でも自由に確認できるので、誰かの時間を奪うこともないんです。また、管理職やマネージャー層が案件の進捗をいつでも把握できることもメリットです。

グループについて

[自己紹介のグループ]
弊社は業務委託も多く、2～3ヶ月ごとにひとりはスタッフが新しくジョインします。そういったスタッフが自己紹介するためのグループを設けていて、新たにジョインしたスタッフには、名前・部署・趣味・好きなこと・ひと言を投稿してもらいます。たとえば、好きなことに「ゲーム」と書いてあったらゲーム好き同士で盛り上がったりと、スタッフ同士のコミュニケーションのきっかけ作りにもなっていると実感しています。

機能について

[Taskbot機能]
タスクのルーティン設定と、タスクを作らない投稿のみのルーティン設定ができる機能

とくに、総務部のスタッフはこのTaskbot機能をよく活用しています。たとえば、経費の清算はみんな忘れがちなので、毎月同じタイミングで投稿されるように設定しています。以前はその都度手動で「●日までに提出してください」と投稿していたので、最悪忘れるリスクもありました。Taskbot機能なら一度設定すれば自動で投稿されるので、抜け漏れがないんです。

部署や役職を超え、
コミュニケーションが活性化

導入後の効果

いくつかありますが、まず大きいのが情報の整理整頓ができるようになったこと。以前のツールを使っていたときはどうしても話題が散らばりすぎていて、欲しい情報を探してもなかなか見つけられないことがよくありました。Talknoteを導入してからは、そういうこともほとんどなくなりました。

また、情報がフルオープンになったことで、拠点や部署を超えた横断的な業務の把握ができるようになりました。Talknoteを見れば、どのスタッフがどんな業務をしているのか一目瞭然なんです。何かを依頼したいときも、「いまはカツカツそうだから、納期に余裕を持ってお願いしよう」などといった配慮ができるようになりました。

情報の整理整頓ができて、なおかつフルオープンになったことで、ナレッジの共有にもかなり役立っています。業務を効率的に進めるには必要不可欠な要素で、それを叶えてくれたのがTalknoteでした。

あとは、以前のツールのときよりも部署や役職を問わず、活発にコミュニケーションがとれています。スタンプで気軽にコミュニケーションをしたり、いいね！で簡単にアクションできたり。そういった機能も積極的なコミュニケーションを促すきっかけのひとつになっていると思います。