メールでの情報共有が非効率で、
成果が出にくい状況だった

営業企画部について

営業企画部では、店舗の生産性を向上させるためのプロジェクト（以下、プロジェクトをPJと表記）推進を行っていて、店舗と本社、パートナー（アルバイト）から役員まで、会社全体の架け橋になることを求められている部署なんです。具体的には、営業部から「コストを削減させたい」という依頼を受け、コスト削減プロジェクトを発足し、そのPJが成果にコミットするまでの伴走を行うといったイメージです。麺の品質向上、作業プロセスの見直しなど様々なPJがあります。

導入前に抱えていたコミュニケーション課題

大きく分けて2つの課題を抱えていました。1つ目は、PJ内の連絡・共有が非効率でPJ推進に支障が出ていたことです。PJを推進していく中で、現場から問い合わせがきて、それにメールで回答をしていました。CCで関係者を追加し忘れたり、メールが埋もれてしまってチェックされなかったりと、効率的な情報共有ができていなかったんです。問い合わせに対する回答を全員に共有するためにExcelでまとめていましたが、その情報処理も非効率なものでした。そもそも、共有を行う目的は、現場にその回答が行き届き、実行をしてもらうことです。しかし、情報処理と共有に時間がかかり、成果が出にくい状況でした。

加えて、複数同時並行で PJ推進をしているので、どのPJが、どこまで進んでいるかを把握しておく必要があります。しかし、メール確認の作業が複雑なのでキャッチアップに相当時間がかかります。また、後からPJに参加した人には、関係しているメールを全て転送する必要があります。そのメールを探す時も、一つ一つ内容を確認して、振り分けをする作業に労力と時間がかかっていました。

2つ目は、現場からの１次情報が入手しづらく、PJの検証チェックができていなかったことです。まず、私たちは全国に店舗を展開していますので、現場の方と対面で話をする機会が限定的です。例えば、生産性向上のために新しい備品を導入するPJが発足した際、全国展開する前に、特定店舗での検証を行います。検証店舗が都内のお店だった場合、お店を訪ねて、検証状況を直接ヒアリングできますが、仮にそれが北海道の店舗だったら、電話とメールでしか聞けません。そのような物理的な距離の問題もあり、1次情報が取得しづらい状況でした。

上記の2つの課題があり、PJの推進のPDCAを効果的に回せていなかったんですね。店舗に「Do」「Action」してもらうための「Plan」「Check」の情報処理や、その情報を伝えるのに時間がかかっていたましたし、また「Check」に必要な材料である1次情報を吸い上げづらい状況で、社内のコミュニケーションに関して何かしら改善する必要性を感じていました。

そこで、コミュニケーションツールの検討を開始し、Talknoteに決めました。ポイントは、直感的に操作できるUIとスマートフォンでの使いやすさでした。弊社では、営業現場の社員にスマホを支給していたので、PCだけでなくスマホでも簡単に利用できるというのが重要でした。

Talknoteが仮想会議室になり、
会議の数が3分の1に

活用法について

＜PJ単位での利用＞
水道代を減らすPJのグループでは、店舗で様々なことを検証して、投稿をします。画像と一緒に「この備品取り付けました！」と検証の実施報告をし、効果測定で「1リューベ減りました」「15%削減されました」など結果報告をします。その報告を受け、新しい備品の取り付けを全国展開するかどうかを決めていきます。グループ内で検証の「実施報告→結果報告」を効率的に行えるので、定例ミーティングを開く必要がありません。

また、必要に応じて、Talknote上で議論も行います。営業部長（決裁者）が参加していて、すぐに決裁が可能なので、時間、場所にとらわれずに議論を進められます。Talknoteはまさに、仮想会議室です。結果として、会議の数は3分の1になりましたね。

数が減ったと同時に、会議の質も向上しました。今までの会議は、ジャスト情報共有で終わってしまうことがありましたが、今は事前にTalknoteで共有・報告・議論をしているので、「会議は何かを決定する場である」という認識が社内で一般化されました。

＜ナレッジ共有での利用＞
現在、丸亀業態では顧客に向け、アプリの提供をしています。全国店舗に関わることですし、初の試みだったので、アプリ利用に関するFAQを作成し、店舗運営に関わる営業の方（425名）に共有をしています。

事前にFAQは共有していましたが、実際に運用を開始すると、不測の事態は起こります。そのために、専用のグループを作成し、リアルタイムで質問に回答ができるようにしました。例えば、配布資料とアプリで情報が統一されていなかった時など、Talknote上でやりとりを行い、事実確認、修正などを行いました。このやりとりは425名全員に共有がされているので、被った質問をされることはほとんどありません。また、このグループにナレッジとしてやりとりが蓄積されていきますので、後でグループに参加をした人も見ることができます。

＜タスク機能＞
タスク機能とはTalknote上で「いつまでに」「これを」やってほしいと依頼をかけられるものです。PJ推進では、タスク機能と作業分解図の組み合わせが非常に効果的だと思います。作業分解図をもとに、タスク機能でタスクを振り分け、作業分解図の更新もタスクとして依頼をかけられます。また、オープンな場でタスク振り分けをすると、個人の役割が明確化し、納期を守る意識が一層強くなります。

複数人から成果物回収を行う時も効果的です。資料提出の依頼を10名に送って、7名しか返信がない場合、残り3名のみにリマインドを送ればいいだけなので回収が簡単です。

階層という壁がなくなり、
情報伝達スピードが3倍に

導入後の効果

効果は大きく分けて2つあります。1つ目に、情報共有のスピードが速くなりました。「パートナー（アルバイト）—店長（1〜3店舗の管理）—マネージャー（10店舗の管理）—チーフマネージャー（50店舗の管理）—営業部長（200〜300店舗の管理）」というふうに、営業現場だけでもこれだけの階層があります。営業部長が現場からの１次情報を欲しい時には、その情報伝達の過程でチーフマネージャー、マネージャーの2名が間に入っていました。現場から営業部長に情報を伝える時もまた同様です。

しかし、今は投稿一つで、関係者全員に通知がいきますので、マネージャーやチーフマネージャーが間に入る必要なく、情報が行き届きます。階層型からフラットになったイメージです。また、コメント欄でやりとりができますので、店長が営業部長の質問に即回答ができるようになりました。壁となっていた情報共有の階層が３層なくなったことで、スピードが3倍になりました。さらに、情報を発信しやすい環境になったことで、店舗から上がってくる情報量も3倍になりました。コミュニケーションツールを変えたことで、連絡・共有が効率化し、さらに、店舗からも情報が上がってくるようになったので、PDCAを回す速さも質も向上しました。

２つ目に、無駄な会議が減りました。一部のPJに関して言えば、定例会議がゼロになりましたし、営業企画部以外の会議も減っています。上位役職者会議を行う時、北は北海道、南は沖縄まで20名程度の招集をかけます。その実施費用は交通費、人件費を含めると1回で約50万円です。そのようなコストをかけた会議で、決定事項なく、報告・情報共有だけで終わってしまうことが度々ありましたし、追加で会議を開くこともありましたが、そのような無駄な会議が減り、コスト削減が可能になりました。