チャットグループが乱立することで、
情報の見落としが生じて仕事に支障がでていた

導入前の課題

Talknoteを導入する前は、チャット機能に特化した社内SNSを利用していました。従業員が20名に満たない立ち上げ時期は対面でのコミュニケーションも多く、みんなが情報をある程度把握していたので、チャットに特化した社内SNSでも問題なく活用できていたんです。ですが、従業員が20名を超えた時期から、チャット上での情報の受け渡しに抜け漏れや見落としが生じ、業務のミスに繋がることがでてきました。

チャット型だと情報がどんどん流れていくので、どのトピックについての情報なのかわかりづらく、返答しようとしたときには違うトピックになっていて、情報が埋もれやすくなってしまいます。情報が埋もれないように、「引用」機能を使って、返信したとしても、情報を整理しにくく、欲しい情報を探す時間が増えていました。 コミュニケーションを円滑に進めるために社内SNSを導入したのに、かえってコミュニケーションがしづらい状況になってしまっていたんです。

この状況を打開するため、社内SNSツールの切り替えを考えていた時に出会ったのがTalknoteでした。他のSNSツールだとグループ分けをしてもトピックが流れてしまい、コミュニケーションがとりづらい場面も多くありましたが、Talknoteであれば、グループ内でトピックごとに管理することができます。

部門や目的によってグループ分けをして、その中でトピックごとにスレッドを作成することで、情報が整理され、コミュニケーションも円滑になると感じました。また、従業員の多くは、ITリテラシーが高くはないので、使い慣れたスマホでの操作性が良く、気軽にコミュニケーションできるTalknoteはとても魅了的でした。Talknoteと似たような海外のツールとも比較検討しましたが、お客様の情報や機密情報など重要な情報を扱うため、サポート体制がより良さそうなTalknoteの導入を決めました。

運用ルールを事前にしっかり整備し、
全従業員で一斉に切り替え

導入時の工夫

Talknoteへの切り替えを決めたあと、一部の部署でテスト的にTalknoteを運用する「テスト導入」をするか、一斉に全従業員をTalknoteに統一する「本導入」にするか、経営陣と議論になりました。 長年使い慣れたチャットツールを一気に使わなくなると、かえって業務に支障がでるのでは、という意見がありました。もちろん、そのようなリスクはありますが、部分的に導入してしまうと、また以前のチャットツールを使う従業員が出てくると思い、全従業員にTalknoteを導入しました。

Talknoteの運用ルールをしっかりと定めていたので、社内SNSの切り替え時に業務に大きな支障がでることはありませんでした。例えば、情報の重要度によって、運用方法を変えています。業務に関する情報はすべてTalknoteでやりとりするようにしていますが、特に重要、もしくは緊急な連絡は「電話」での報告を必須にしています。あとTalknote上では「叱らない」ようにしています。ネガティブな情報があると、Talknoteを開くのも億劫になるかもしれません。ポジティブな情報のみを投稿することをルール化することで、より気軽に使えるようになっていると思います。

Talknoteは業務効率化ツールとしても
活用できるのがミソ

導入当初は、コミュニケーションが円滑になればよいなと思っていたのですが、Talknoteはコミュニケーションの円滑化以外にも業務効率化ツールとしても活用することができます。

機能について

［Taskbot機能］
細かくタスクを設定でき、毎月のルーティンワークもしっかり管理

リーダーやマネージャーなどのマネジメント層と経営管理部がTaskbot機能をよく活用しています。例えば、マネジメント層が部下に対して指示する場合は、納期や理想状態を細かく設定して、タスク漏れがないように運用しています。経営管理部は、請求書発行など抜け漏れがあってはいけない業務のリマインドとして、毎月同じタイミングで投稿されるように設定しています。

［メール連携機能］
メールに届いた内容を設定したスレッドに自動投稿する機能

社外からの問い合わせの多くはメールで頂きます。もちろんお客様や関係者にTalknoteを強制的に使ってもらうことはできないので、「メール連携機能」を利用してTalknoteにメール内容が転送されるようにしています。取材依頼や求人、サービスの問い合わせなど、対応したグループに自動投稿することで、情報の一括管理ができ、担当者の対応がしっかりとできるようになりました。

コミュニケーションの活性化、
業務効率化で昨対売上130％増を維持

導入後の効果

まずは、情報の整理整頓ができ、情報を探す手間がすごく減りました。チャットツールを使っていたときはどうしても話題が散らばりすぎていて、欲しい情報を探してもなかなか見つけられないことがよくありました。また、チャットツールとは別に社内メールでのやりとりもありましたが、Talknoteを導入してからは、社内でのメールのやりとりはほぼゼロになっています。これにより社内のコミュニケーションがスムーズになりました。

さらに、コミュニケーションの円滑化以外にも、業務効率化も実現するこができました。 ウェブでの問い合わせなどをTalknoteに自動投稿し、担当者がリアルタイムに情報を得られるようになりましたし、請求業務や部下への指示などをTalknote上でタスク管理することで、抜け漏れもなくなりました。このようにTalknoteを活用することで、無駄な業務を減らし、成長にフォーカスできているので、グループ全体で昨対130％増を達成できている大きな要因のひとつになっています。

実は、以前にTalknoteから別のツールに切り替えようか検討したことがありました。しかし、従業員から他のツールに切り替えたくないと大反対されたため、切り替えをとりやめました。気軽に、活発に、コミュニケーションがとれるTalknoteは従業員に愛され、活用されているので、仕事していく上で、弊社にとっては欠かすことのできないパートナーのような存在になっています。