ITツールが不慣れな社員でも
気軽に発言できるツールを探していた

導入前の課題

弊社では情報共有が書面と会議で行なっていたため、かなりの時間と手間がかかっていました。特に営業部門・製造部門間のやりとりなど、部署を超えたコミュニケーションは煩雑になっていました。弊社では製品開発が開始するまで通常2ヶ月ほどかかっていました。まず担当営業がお客様の要望をもとに企画をし、営業部内で会議を行います。そこで決定した内容を製造部門でも会議をして開発を開始します。ですが、会議を開きたくても日程調整に数週間、会議自体も途中で差し戻しがあれば、1ヶ月で終わるところが、延長することも多くありました。このように提案から開発開始まで長引くと、本来の要望と社内の情報がずれてしまうこともあり、効率よく着実に開発まで進められる方法を模索していました。同時にこのやり方は現場の意見を吸い上げにくく、経営者としては問題に感じていました。現場としても意見があったとしても、わざわざ書面を作成し会議に割く時間と手間を考えると、よほど重要でない限り共有はしないですよね。

Talknoteに決めた理由

コミュニケーションツール導入のきっかけは、社内のやりとりをしやすくしたかったからです。複数検討した結果、グループウェアでは機能が多く複雑さを感じ、チャットは情報を蓄積できず業務では使いにくいと感じました。また個人SNSはセキュリティの懸念や、公私混同になるという社員の反対意見が多かったです。Talknoteは雑誌の記事で見つけ、他のツール同様、まずは無料トライアルから開始しました。使ってみると、グループウェアのような情報管理と、個人SNSやチャットのような簡単な操作性で、気軽な意見交換ができると感じ、本格導入を決めました。ITツールが苦手な社員もいるので慣れるまで戸惑うこともありましたが、初期導入支援のために地方の工場までわざわざ足を運んでくれたことや、サポートデスクの対応も丁寧だったため、安心して使い始めることができました。

社員がコメントで意見交換している
やりとりを見て、社内の変化を実感

活用方法について

情報はTalknoteに必ず投稿することを徹底しているので、今は会議の議事録なども全て共有されています。あとは会社の現状を社員に知ってもらうために、どのグループも誰でも閲覧・コメントができるオープングループで原則作成をしています。営業側の投稿に開発側の社員がコメントで意見交換しているやりとりを見ると、社内の変化を実感します。またスタンプでの返答も多く、以前よりも堅苦しくないコミュニケーションになっていると思います。

前述の通り、商品開発までの工程も多いですが、開発後も試作、社内試験や承認審査など様々な工程があります。商品開発～販売には平均２～3年はかかるため、プロジェクト管理が煩雑になりがちでした。Talknoteではプロジェクトごとにグループを作成しています。投稿内容は時系列で管理できるので、いつ誰とどんなやりとりがあったかわかるようになりました。書面やメールだと情報を探すだけでも手間でしたが、管理が楽になりました。繁忙期にはやりとりが通常の倍近くになりますが、全く問題なく管理できます。また、複数人で共有したいものはグループで、少人数ですぐに済むものはメッセージにするなど使い分けができることもあり、全体的に仕事の効率が上がりました。

よく使うグループ

[稟議書グループ]
このグループを作るまでは、稟議には書類が必要で承認まで2週間以上かかることもありました。また地方にいる場合は稟議書を郵送することもあり、急ぎの申請が間に合わないこともあったので、Talknoteで事前申請をできるようにしました。今でも書類の提出は必須ですが、このグループを使うことで承認スピードが格段に速くなりました。承認者はTalknoteを開けば確認できるので、外出先や海外出張先でも即時に承認を完了しています。

[顧客クレーム発生内容]
クレームは貴重なお客様の声です。クレームも以前は書類で報告していたのですが、一部社員への共有だけで完結してしまうということがあり、問題となっていました。そうなると根本から解決できなくなり、同じようなクレームを繰り返すことがありました。Talknoteに投稿すれば、一部の社員間だけで隠すことができなくなります。各部署から改善案が飛び交うようになり、全体で問題を解決する意識が生まれ、問題解決だけでなく品質向上にもつながりました。

Talknoteでのやりとりが
社員のモチベーションアップにもつながっている

導入後の効果

課題だった情報共有スピードは格段に上がりました。今まで会議をしないと数週間共有できなかったことがTalknoteに投稿するだけで完了します。議題も事前に投稿すれば、会議時間の短縮にもつながります。また、提案内容やそれに対する意見、会議の議事録はすべてTalknote上に残っているので、当初の提案と決定事項がずれてしまうことも一切なくなりました。無駄な作業や会議が減り、全体で1年かかったプロジェクトが半年で完了させられるくらい短縮されました。

また現場の声が拾えるようになったことは、会社にとって想像以上に大きな進歩になりました。以前は聞かれたら答えるけど自らは発言しない、聞かれても直接会話するのは苦手と感じる社員が多かったように思います。Talknoteではテキストで発言できるので、考えを整理してから意見を出せます。喋るのが苦手だった社員も、Talknoteでは積極的にコミュニケーションをとるようになりました。また自分の投稿やコメントにいいね！が付けば、「自分の想いが伝わっている」、「ちゃんと見てもらっている」と感じ、喜びにつながります。 特に普段社長や役員と直接コミュニケーションが取れない工場勤務の社員などは、上層部からリアクションがきっかけとなり、積極的に発言するようになりました。ひとつの投稿に対していろんな部門から自由な意見がくるので、Talknoteでの社員のやりとりを多方面で参考にしています。Talknoteは社内にとっては自由な意見の場になり、経営陣にとっては意思決定の重要な場になりました。

加えて、今までは他部署がどのようなことをやっているか見えづらかったのですが、Talknoteで情報がオープンになり、会社の方向性を全員がわかるようになりました。様々な情報が見えるようになったことは、社員のモチベーションアップにもつながっていると思います。活発に意見を交換し合うことは社員の教育にもなります。投稿やコメントの中には一見すると否定的に見えるものもありますが、別の意見や見解として捉えるように促すことで社員の考え方も成長していきます。今後も、Talknoteで風通しの良い会社にして、より社員がイキイキと働けるようにしていきたいです。