店舗数が増え、本社から
店舗の課題が見えにくくなっていた

導入前の課題

以前はLINEを利用していました。店舗数が少なく、社長からアルバイトまで名前と顔が把握できていたころはよかったのですが、2015年ごろから新店舗の出店が増え、従業員数が急増。それに伴い通知数の増加や、登録名と本名が一致していないなど、LINEを業務利用することに限界を感じ始めました。また本社から店舗の状況を確認することも難しくなり始めていました。特にアルバイト採用においては、現場の状況が見えないことが悪循環を生み出していたと思います。原則、採用は店長に任せていましたが、新店舗の場合は開店準備も並行するため、店長の負担が多くなっていました。それを解消すべく採用代行会社を使いましたが、情報共有や進捗確認の遅れ、採用のミスマッチなどが頻発してしまいました。解決策を考えたくても、応募数や候補者の状況を本社から確認ができず、打ち手を見つけられませんでした。今後も店舗数を増やしていくことは確実だったため、従業員同士のコミュニケーションをしやすくするため、また本社から店舗の状況を把握しやすくするためにTalknoteの導入を決めました。

Talknoteの浸透方法について

まずは導入経緯や使い方の説明会を実施しました。また [トークノートQ&A]グループも作成し、不明点があれば都度解消できるようにしました。ほかにも、投稿内容に豆知識を入れたり、クイズを出題して回答をコメントするように促したり、見た人たちが思わずコメントをしたくなる工夫をしました。導入から2ヶ月後には、アルバイトメンバーもTalknoteに参加しました。最初はなかなか投稿が増えなかったですが、社員が積極的にアルバイトメンバーを巻き込み、投稿しやすい雰囲気をつくりました。今では「テレビにお店の看板が映っていました」など気軽に投稿してくれています。社員に負けないくらい、アルバイトメンバーも積極的に投稿しています。

アルバイトが自発的に投稿するようになり、
他店舗との繋がりが深まった

活用方法について

LINEは個人アカウントだったので、業務利用に関してのルールは設けていませんでしたが、Talknoteは社内専用SNSなので、いくつかルールを設けました。まず、プロフィール写真と連絡先、自己PRの入力は必須です。そうすることで、ヘルプやイベントで初めて会ったとしても、Talknoteの投稿で見ているので顔と名前が一致した状態で会うことができます。もちろん社長の顔も全スタッフが認識しています。またメリハリをつけて働けるように、夜間２時～早朝６時の投稿・コメントは禁止です。

機能、グループについて

Talknoteは動画も投稿できるので、本社の朝礼や誕生日のお祝いの様子などを撮影し店舗のメンバーに共有しています。社内報も定期的に発行しているのですが、今までは発行まで1日ずつカウントダウンする画像をつくってお知らせをしていました。今はそれを動画にして、盛り上げています。動画にすることで、より雰囲気が伝わるようになったと思います。

[THP48研修]
弊社には、店長候補の社員が参加するTHP（店長輩出プログラム）という研修があります。プログラム参加者はTalknoteのTHP専用グループに参加し、お互いの課題の進捗などを共有し切磋琢磨しています。教育も行き届き、モチベーション向上にもつながっています。

[衛生関連]
店舗の衛生管理・清掃状況を画像とテキストで共有するグループで、アルバイトメンバーも全員参加しています。あるアルバイトメンバーが投稿で「しりとり」をはじめて、今や全店舗に広がっています。例えば、文章の末尾が「今日もピカピカ」であれば、次の店舗は「か」からはじまる投稿を続けます。おかげでアルバイトメンバーが積極的に清掃をしてくれるようになった上に、他店舗とのつながりも深まり、より一体感が増しました。

Talknoteが会社としての一体感を醸成し、
離職率が低下した

導入後の効果

運用ルールを徹底したことで、LINEのときに抱えていた問題はすぐに解消しました。またもう一つの課題だった店舗の状況把握についてもすぐに効果が出始めました。導入以前は苦戦していたアルバイト採用についても解消することができました。メール連携機能を使い、応募通知をTalknoteのグループに転送しています。投稿は本社でも確認しているので、応募が来たら店長か採用担当のどちらかが対応できるようになりました。連絡の抜け漏れも防ぎ、スピーディーな対応ができるようになったことで、採用率が格段に上がりました。応募者とのコミュニケーション量も増えたので、採用後のミスマッチも減りました。Talknoteを使った採用の仕組みが確立でき、自社完結できるようになったことで、掲載や採用代行などにかかっていた採用コストを約3割削減できました。

またTalknoteで会社全体のやりとりや雰囲気、実際の仕事内容が伝わるようになったことで、アルバイトメンバーの社員登用も導入前から比べて格段に増えました。アルバイトメンバーは大学生も多く、新卒向けの説明会や社員登用の応募要項などをTalknoteで告知しています。募集に興味を持ってくれた子が「Talknoteで社員たちの様子を見ていて、すごく楽しそうだったので、ここで働くイメージが湧いた」と言ってくれると、すごく嬉しい気持ちになります。2018年度の新卒にも店舗と本社でアルバイトをして入社した社員がいますが、そのようなケースをもっと増やしたいですね。最近ではアルバイトも正社員もリファラル採用を強化しています。[リファダン（リファラル×ダンダダン）]というグループでは、社員紹介で入社した方が、誰から紹介されて今どんな気持ちで働いているかを投稿しています。満足して働いている様子がわかれば、紹介した社員としても嬉しいですよね。それをきっかけに、さらに新しい仲間を紹介したい社員も増えればいいと思っています。

Talknoteには、社員のログイン時間や発言量を解析する機能があるので、スタッフの変化を把握し、ケアしやすくなりました。店舗は拡大し続けていますが、会社としての一体感はTalknoteが醸成してくれているおかげで、従業員満足度も上がり、離職率も低下しました。全員が顔を合わせられていたころのような雰囲気と変わらない社風が今もあるのは、Talknoteなしでは実現できなかったことだと思います。今後の弊社の成長にTalknoteは必要不可欠です。