スピーディーに情報共有できて、
セキュリティの高いツールを求めていた

導入前の課題

以前から社内コミュニケーションに課題を感じていました。弊社は営業所が全国14拠点、工場が7拠点あり、電話、メール、FAXでやりとりをします。外勤営業や工場責任者など一部の社員には、会社からスマートフォンを支給していましたが、会社ドメインのメールアドレスと携帯キャリアのメールアドレスが混在したことで、さらにやりとりを複雑化させていました。確かに、相手が外出中であればスマートフォンに送った方が早く確認してもらえて便利ですが、PCのメールソフトと比べると事足りず、結果的に会社に戻って確認することもあり、時間のロスが発生していました。メールは相手から返信が来るまで伝わったのかわかりませんし、ちゃんとした文面を作る必要があります。「もっと気軽にやりとりしたい」というのが、多くの社員の本音でした。

気づけば社内でLINEの利用が活発化していました。メールやFAX に比べるとテンポよく会話ができるので使いたくなる気持ちもわかります。会社としては情報漏洩の危険性や、会社携帯を支給されていない一部社員からの「プライベートと会社の連絡を一緒にしたくない」という声もあったため、利用を控えてもらうように働きかけていました。その後、社員数名がLINEアカウントの乗っ取り被害にあったことを機に、業務でのLINE 利用を見直すことになりました。メール使用の徹底化も考えましたが、社員の多くがSNSのようなスピード感と使い勝手を求めていました。それであれば、社用のコミュニケーションツールを導入しようと社内で検討を開始しました。問い合わせ後の対応が早かったため、まずはTalknoteから試用を開始したところ、セキュリティも問題なくスピーディーにやりとりができ、まさに私たちが求めていた条件にかなっていました。また、普段利用しているSNSと変わらず、簡単に使えたので、導入を決定しました。

距離の離れた社員同士でも
ナレッジ共有が簡単にできる

活用方法について

弊社は営業、製造、品質、技術、開発、社長室、総務管理などの部門に分かれていて、現在は全部門でTalknoteを利用しています。導入当初は、操作に不慣れな社員もいたので、浸透するまでやや時間がかかりました。ですが、操作画面も機能もシンプルにつくられているので、今では問題なく使えています。部署で一番活発に利用されているのは、意外かと思われるかもしれませんが、製造部門です。例えば機械や製品の不具合などが出た際に、どのような状態なのかをスマートフォンで撮影し記録します。Talknoteは写真の添付ができるので、関係各者に現状を正しく伝えることができるのがいいですね。そうすることでスピーディーに問題共有し、解決できるようになったと、社内でも評判です。

機能、グループについて

Talknoteは、チャットとは別に“グループ” というスレッド型の情報共有スペースがあります。以前利用していたLINEはチャット形式が主だったため、即時性が高く短時間でのやりとりに関 しては問題なかったのですが、話題が長くなったり、参加者が多くなったりすると、話題をさかのぼるのが非常に困難でした。議論している最中に、別の会話が差し込まれることがあるので、自分宛のメッセージを見失ってしまうことが頻発していました。参加人数が多くなればなるほど情報の抜け漏れが多発し、後日伝達ミスが原因でトラブルになったことがあったほどです。時系列でどんどん会話が行き交うので、過去の話題をさかのぼるのは一苦労でした。Talknoteのグループでは、話題ごとに必要なメンバーを追加し、投稿をしていきます。チャットとは違い、一つの投稿に対してコメントをつけられます。こうすることでどの話題についての返答だったのか、わからなくなることがありません。別の議論をはじめたいときは、そのグループで新たに投稿を行うので、議題ごとに会話がまとまり、情報が整理されるようになりました。今までのように流れの途中で別の話題が差し込まれることはありませんし、進捗状況も投稿についたコメントを確認すれば一目でわかります。また気軽に返答をしたいときは、いいね！やスタンプで返せて、堅苦しくないコミュニケーションができることも魅力です。投稿したら、誰が既読・未読なのかも特定できるので、伝達ミスの心配もなくなりました。

[PPL出荷前製品ビュー]
営業部門と製造部門の70 名が参加する、プラパール（PPL）のナレッジを共有するグループです。プラパールとは、梱包箱などに使用されるかるいボードで、お客様の要望に合わせて製造します。このグループでは、主に特殊な製品がつくられたとき、その製品の加工方法など詳しい説明やお客様の情報、製品サンプルの写真を投稿しています。加工方法などのさらに詳しい情報が知りたい場合は、コメントすれば回答がもらえます。他にも追加情報がある場合はコメントに追記されていきます。製造は群馬の工場で行なっていますが、離れた社員同士でもナレッジ共有が簡単にできるので大変助かります。一連の流れが投稿にまとめられているので、有益な情報を逃す心配もなくなりましたね。

グループやメンション機能で
伝達ミスは激減した

導入後の効果

メールやFAXに比べると、格段と情報共有のスピードは上がりました。投稿があれば、スマートフォンに通知が来るのでリアルタイムで確認ができます。またメンション機能を使えば、その情報を特に届けたい相手に対して通知を送ることができ、画面のお知らせにも残るので、その場で確認ができなかったとしてもあとで見返して対応することも容易です。メールやLINEで発生していた情報の伝達ミスは激減したと思います。日々の業務報告や完了連絡が多い製造などの部門は、Talknoteを有効に利用して過去の情報を蓄積しています。「機械のこの箇所を改善しました」いう内容も投稿しておくことで、今後同じ事象が起こった時にすぐに対応ができるようにしているようです。私たちの製品は全て自社で製造し販売しています。工場にある機械も自社で開発しているものになるので、このような情報共有や過去の履歴が蓄積できることは非常に便利です。また自社製品だからこそ、情報漏洩のリスクも考えると、セキュリティ面が安全なことが重要になります。だからこそTalknoteを選んで、本当に良かったと思っています。