他部署や他プロジェクトの
業務が見えにくい

導入前の課題

小原様：弊社は、商業施設を中心とした空間創りの企画・意匠・設計・施工・運用・保守を一貫して請け負う設計・施工会社です。社員数は70名程で、営業・設計・制作・管理の4部署で構成されています。営業・設計・制作が三位一体となることで、満足度の高いサービスを提供することができています。

以前は、主にメールでプロジェクトの進捗状況の共有をしていました。月に20件以上の案件が同時進行しているので、その都度関係者をCCに追加するとメールも膨大な量になり、確認が遅れてしまうことも多々ありました。このような問題から自然とLINEを利用する場面が増えましたが、LINEでは途中参加した場合に過去のやりとりが見れないので、問題は解決されませんでした。三位一体で進める以上、部署を越えたコミュニケーションが必要になりますが、メールやLINEでは他チームとの共有が十分に出来ず次第に社内から「他部署・他プロジェクトの業務が見えにくい」という声が上がるようになりました。情報共有が円滑に出来ないことは社員のストレスにも繋がりかねないので会社全体の動きを「見える化」する必要があると感じ、社内専用のコミュニケーションツール導入を決めました。

社内で比較検討をおこなった末、いくつかの社内コミュニケーションツールが候補に上がりました。その中で、一番分かりやすく、使い勝手が良かったのがTalknoteでした。Talknoteには、チャット機能だけでなく、プロジェクトごとにコメントできるグループ機能があるので、情報が整理しやすく、新しいグループがつくられても情報が複雑にならずに過去のやりとりも簡単に確認できます。また、他ツールに比べてUIが圧倒的にシンプルで誰でも使えると思ったので、Talknoteの導入を決めました。導入直後は投稿数が伸び悩んでいましたが、グループが増えて投稿も増えるたびに、便利さが伝わり利用頻度が増えていき、気づいたら皆使えていたという感じです。利用が定着するまでは、かなり早かったと思います。

タスクを使って
正確な納期を把握

活用方法について

小原様：グループのほとんどはプロジェクトごとに作成していますが、他にも各部署の共有グループ、人事情報などの全体共有グループもあります。最高品質の空間を提供するためには、部署の垣根を越えて社員同士が力を合わせる事が必要不可欠です。なので、弊社では仕事以外の交流の場やリラックスできる時間も大切にしているので社員旅行や社内サークルなどイベント系のグループもあります。

活用ルールについて

阿世知様：ルールに縛られて情報共有がしづらくなっては意味がないので、グループ作成は「プロジェクトの責任者が担当」というシンプルなルールを決めています。また、全体的な統一感や見やすさを考えてカナは全角、アルファベットは半角と文字の表記を統一しています。あとは基本的に制限なく、自由に使ってもらっています。

機能について

[タスク機能]
山崎様：案件の進捗管理に大変役立っています。いくら質の高い空間が出来上がったとしても、納期通りに進められなければ、元も子もありません。責任者が「この時期にこの業務が終わっていないのはおかしい」と感じたら、すぐに担当者にタスクを作成しています。タスクを使って正確な納期管理をして業務を進めることで、対応漏れを防ぐことができています。お互いの業務を確認し合えるという点でも役立っています。

社員の新たな一面を
知ることができた

導入後の効果

山崎様：Talknoteを導入して、あらゆる情報が全社員に行き渡るようになりました。属人化していたナレッジも、Talknoteですぐに見つけられます。たとえば、今までホテルを担当していた社員が、初めてオフィスを担当することになった場合、過去のオフィス案件グループを遡れば、想定される課題を事前に把握できます。どこにどの情報があるのかがわかることで、業務の進めやすさが大きく変わりました。また、会社全体の動きも「見える化」されたので、「他部署の状況が見えにくい」というモヤモヤもなくなりました。

阿世知様：部署間の協力体制もより強固になりました。Talknote上で、誰か困っている人がいれば、部署・役職関係なく誰かがコメントしたり、声を掛ける様子をよく見かけます。これは、メールやLINEではできなかったことです。違う観点では採用活動にも関係しています。採用候補者に対して「Talknoteを導入しているので、困った事があれば、いつでもSOSが出せる環境が整っており、解決までの時間が短縮できます」と伝えることで、現場で1人きりではなく皆がサポートしてくれるという安心感を与えられるようになりました。情報共有のスピードと対応のスピードが早くなれば、それだけ仕事も効率化されるので残業の削減にも効果を発揮しています。

小原様：以前は、全ての現場の様子を細部まで確認できない状況でしたが、今はどんな些細な情報でもすべて把握できています。しかも、スマホ片手に見ることができるので、出張先など離れた場所でも現場や会社の動きがすぐにわかります。そしてお客様にも現状を正しく伝えられることが出来るので安心して仕事ができるようになりました。Talknoteを導入して、さまざまな変化がありましたが、私にとって一番の変化は、今まで気づかなかった社員の良いところに気づけたことです。普段は自分から発言しないような人が、Talknoteでは積極的に発信しているなど、新たな一面も知ることができました。またTalknoteでの日々のやりとりから「こんなに優秀だったのか」「こんないい仕事をしてくれているのか」と思うことが増えたので、評価もしやすくなりました。そして私からも、いいね！やコメントで直接社員を労ったり褒める機会も格段に増えました。永続的に働ける環境をつくるために一番大切なことは、社員同士が良好な関係を築くことだと思っています。Talknoteは、単なる情報共有ツールとしてだけではなく、社内のより良い関係を築く上で欠かせないツールとなりました。