昔からのメールや紙の文化が、
コミュニケーションの阻害要因となっていた

導入前の課題

弊社は、東海地区を中心に学校、病院、福祉施設、企業へ給食サービスを提供しています。創立50周年を節目に、2010年から「Road to 100」という経営指針を掲げ、“100年続く企業”“年商100億円”の実現を目指し、全員が一丸となって取り組んでいます。現在は、20~60代までの幅広い年齢層の社員 600名、パート2,100名が在籍しております。

Talknoteは、2017年の2月から導入しています。導入目的は、深刻な人材問題を解決するためでした。当時、直近5年で売上1.5倍を達成するなど、順調に業績は向上していましたが、同時に採用コストも3倍に膨れ上がってる状況でした。離職率は、サービス業界の中では平均より低い値だったのですが、少子高齢化による人材不足により、募集費が高騰していたのです。

そこで、人材不足が深刻化していく中で100年続く企業になるためには、人を大事にする組織でいるべきだと考え、“2025年までに給食業界で日本一従業員満足度の高い会社になる”という新たなミッションを掲げました。その取り組みの一つとして、議題に上がったのが、社内コミュニケーションの改善でした。当時は、200カ所を超える事業所への連絡はFAX、メール、社内報と、昔から続く紙の文化が染み付いており、無駄なコミュニケーションコストが発生していました。さらに、社内で若手メンバーが発言しにくい雰囲気があり、全体的にコミュニケーション量が減少していました。なので、まずはコミュニケーションのあり方から変えるため、Talknoteを全社員に導入しました。

導入のきっかけは、経営者仲間からの紹介です。普段使い慣れているLINEを社内利用することも考えましたが、公私混同してしまう恐れがあるため、社内専用のツールとしてTalknoteを選びました。

オリジナルスタンプで、
コミュニケーションが活発に

活用方法について

まず、社内の連絡をTalknoteに一本化するため、社内メールは極力使わないように促しました。それから、幹部や影響力のある社員で「Talknote活性化チーム」を結成し、このチームから積極的に投稿を増やしました。そのうち、それを手本に他社員も投稿するようになっていきました。弊社代表の山本 裕康も、「この取り組み素晴らしいね」「頑張っているね」など、社員の投稿に必ずコメントしていましたね。

遠い存在だった社長からの承認や称賛の言葉は、Talknoteの利用を促進させる大きな原動力になっていたと思います。私も経営層の想いや考えを毎日発信するようにしています。あとは、使い方が分からない人がいれば現場まで行って説明し、全員が使ってくれるまで徹底的にフォローしました。従業員の30%を占める50~60代の社員や普段PCなどを使わない調理人の中には、ITツールを使った経験がない人もいたので、利用に反対の意見を持つ人も多かったです。なので、そういった人には、とにかく「簡単」「便利」である事を繰り返し伝えていきました。このような徹底的なフォローが浸透に繋がったと思います。現在は、全従業員が使ってくれています。

機能について

［オリジナルスタンプ］
自社オリジナルキャラクター「メーちゃん」と「キューちゃん」のスタンプは、皆よく使ってくれていますね。実は、このキャラクターは数年前に誕生したものの、 社内でも知る人は少ないくらい使用されずに眠っていたのですが、コミュニケーション活性化目的でスタンプを作成したところ、「かわいい！」「こんなキャラクターあったんだ」と、スタンプの利用が急増したんです。スタンプのおかげで、コミュニケーションは間違いなく活発になりましたし、コミュニケーションのハードルも下がるので、社員同士の関係性にもプラスに作用しています。

誰かに共感する、
お互いに褒め合う文化が醸成された

導入後の効果

社内のコミュニケーションがガラッと変わりました。まず、点在する事業所間の情報共有が効率的にできるようになったことで、生産性が向上しました。以前は、現場と本社の間にエリアマネージャーなどを介して連絡していたので、情報共有に非常に時間がかかっていましたが、今は現場社員がTalknoteに投稿をするだけで、一瞬で全社員に発信できます。コミュニケーション量も圧倒的に増えています。導入当初は、月に200~300投稿程度でしたが、現在は1,000投稿を超えています。いいね！やコメントも同じように増加し続けています。

さらに、弊社にとって最大の変化だと感じているのは、承認文化が生まれたことです。以前は、一人ひとりの活躍を共有する場がない上に、上司がわざわざ声をかけて褒める事もありませんでした。ですが、今はいいね！やコメントで誰かに共感したり、褒め合ったりすることが増えたので、それが成功体験に繋がり、「もう一回やってみよう」という気持ちが生まれるようになりました。社内からも、「皆さんからのコメントやいいね！が嬉しい」「他事業所の様子が見られるのは凄い！」などの声が届いており、間違いなく従業員満足度の向上にも繋がっています。従業員定着率も、今年の10月時点で97.2%と高い数値を保てています。承認文化は、Talknoteなしではできなかったと思うので、導入して本当に良かったです。

社員同士の繋がりも濃くなっており、先日初めて社員同士でリレーマラソンに参加することができました。もうTalknoteなしの状況には戻れませんね。現在は、表彰制度の拡充や、研修制度の改善等、さまざまな取り組みも行っています。新卒の内定者も入社前からTalknoteに参加してもらっています。Talknote上で、会社の様子を見てもらうことで、より良い状態で入社してもらいたいと思っています。定年、出産などで、退職するときは必ずくるものです。ですが、その時に「この会社で働けてよかった」と思えるように、また、給食業界で従業員満足度No.1になれるように、今後もさまざまな取り組みに挑戦していきたいと思います。