知識や情報を共有することで
「集団」を「組織」にしたかった

導入前の課題

弊社は施工管理という工事現場の管理、運営を主におこなっています。建設業界はほとんど個人作業ということもあって、知識や情報が属人的になりやすく、教育も「背中を見て覚えろ」というカルチャーが今も根強く残っています。そういうお互いの知識や情報が共有されないことに対して、危機感と同時にすごくもったいないなと感じていました。当時はメールもなく、「あの建物の案件が終わったな」程度の結果だけで進捗確認をしていました。今回の案件がどんな工程だったのか、どんなトラブルがあったかということは、たまに誘った飲みの場でしか知ることができませんでした。そこでお互いの知識や情報を共有・交換することで、「集団」ではなく「組織」になるのではないかと考え、2014年にTalknoteを導入しました。

また、会社として抱えている現場が10〜20件ほどあるので、技術スタッフが会社にいることはほとんどないんです。私が現場監督だったときも、ずっと外部の現場で仕事をしていて、年末しか会社に戻れませんでした。新入社員が私を取引先の人と思っていたこともありましたね。そのとき、1番会社に貢献している自負がある中で、みんなの輪の中になかなか入れず、本当に寂しい想いをしていました。ですので、会社を運営する側になった今、みんなには同じ想いをしないでほしいと考えました。全員が物理的に集まることは難しいので、ネット上で集まれる場所を作ろうと思ったことも導入の理由のひとつです。

活用ルールについて

Talknote上で週報をあげているのですが、週報自体を評価対象にしています。具体的には、週報の内容がある基準を満たしている場合は部門長がいいね！を押し、そのいいね！数が社員の評価になります。それにより、情報共有の質の向上も図っています。また、それぞれの個性がわかるように必ずアイコンを設定するようにしていて、Talknoteの利用ルールとして就業規則にも記載しています。他にも、「成功や失敗のすべてを共有する」という内容や、「挨拶文は入れず、本題について簡潔に記入する」など、より効率的な情報共有ができるように会社全体で意識しています。

現場の経過を把握し、
適切な判断と評価が可能に

グループについて

[現場ごとのグループ]
技術スタッフは常に外部の現場にいるので、業務内容の確認のために現場ごとのグループを設けています。その現場ではどういう風に工事を進めているか、どんなトラブルがあったか、そして翌週は何をするかなど、現場のすべての情報を週報としてグループに投稿しています。それによって、上長や知見のあるスタッフがフィードバックをおこなえますし、私自身がすべての現場の経過を把握し、適切な判断や評価ができるようになりました。また、社内の事務職のスタッフなど現場に行かない人にも伝わるように、必ず写真を添付して投稿してもらっています。テキスト情報だけだと、どんなに詳細に記載しても限度がありますし時間もかかってしまうので、写真を見てもらって実際の状況を理解できるようにしています。

［事務職のグループ］
社内の事務職のスタッフも週報や物件報を投稿していますが、現場の技術スタッフとは異なり物件報では、自分のことではなく隣の人をインタビューしてその人の動きを報告するルールにしています。知識やノウハウを社内で共有することが目的なので、自分のことをただ一方的に発信するだけでなく、他人がしっかり理解できるように説明することが重要だと考えています。また受け手も拒否したり無関心ではなく、受け入れる姿勢が大事です。そうすることで、自分の経験だけでなく、相手の経験も知識となるので、インプットの量も2倍になりますし、言語化することで客観的に自分のことを見直すことができます。また、日常では自ら自慢する機会が少ないので、このような場所で各自の成功体験を思い切り自慢してほしいという想いもあります。

よく使う機能について

[ハッシュタグ機能]
投稿やコメントに「#○○」とハッシュタグを設定し、それをクリック（タップ）することで、同じハッシュタグを含む投稿やコメントだけを一覧表示する機能です。技術的な投稿やトラブルに関連する投稿には「#検査」、「#仕様変更」といったように関連ワードのタグを設定するようにしています。そうすることで、技術面で困ったときに、過去の似たような事例からヒントや答えを得ることができます。また、トラブル対応のように緊急性が高い場合でもスピーディーに必要な情報まで辿り着くことができるので、対応時間も短縮しました。

［テンプレート機能］
定型の投稿フォーマットを設定することで、誰でも正確かつ簡単に必要な情報を入力できる機能です。もし投稿する人の裁量で情報を発信すると、他の人が聞きたい情報が記載されていない、または不要な情報が多くなるといった可能性がでてきます。ですが、このテンプレート機能を利用することで、共有する情報の均一化と質の担保が可能です。書き手も何を書けばいいのか迷うことがないので、すごく助かっています。基本的にはほとんどのグループでテンプレート機能を利用していますね。

導入前に抱えていた情報の属人化が
大きく改善

導入後の効果

施工管理の技術者は各自が様々な現場で業務をおこなうので、全スタッフ共通のコミュニケーションの場ができたということが1番大きいですね。それによって、社員同士の情報交換量は圧倒的に増加しました。以前まで現場担当が報告することはほぼゼロだったのが、今では最低でも週1回は週報という形で確実に知識やノウハウを共有しています。ですので、導入前に抱えていた情報の属人化という古い体質は大きく改善されました。また、現場が離れているスタッフ同士がすごく仲良くなりましたね。もともと仲が悪いわけではないのですが、業務以外のフランクなコミュニケーションをしてくれる社員もでてきて、周りを巻き込んで盛り上げてくれるのですごく助かっています。

私たちにとってTalknoteは、「情報共有」から「文化醸成」のツールへとステップアップしています。失敗談のように言いたくないこともあると思いますが、会社にとっては失敗こそ経験であり成長促進剤になるんですよね。失敗を隠してしまうと個人も会社も成長ができなくなる。ですので、失敗は謝ったりせずに、堂々とみんなに共有して、周りはそれを受け止めて承認できるよう、今後もTalknoteで承認し合える文化を築いていきたいと考えています。