有益な情報がチャットで流れてしまうのは
もったいないと感じていた

導入前の課題

もともとこの店舗は両親が喫茶店としてはじめたのですが、父の引退を機に私が引き継いで、2016年からハンバーグ専門店に業態を転換いたしました。当時は家族経営にアルバイトが数人いる程度でしたが、ハンバーグ専門店になってからスタッフがだんだん増え始めていました。そのときのコミュニケーションツールはLINEを利用していたのですが、普段のやり取りをしている中で、いいアイディアや気付きが出てくることが結構ありました。しかし、チャットなので他の会話でどんどん流されて埋もれていく。こういった有益な情報が流れてしまうのはすごくもったいないと感じていました。頑張って検索すればどうにか探しだすことはできますが、時間もかかりますし、新人のアルバイトが入ってきたときに、「過去のこの部分を見といてね」という情報共有ができないんです。そこで、蓄積された情報を活かせるコミュニケーションツールを探しだしてTalknoteに出会い、2017年2月に導入しました。

また、現在は1店舗のみなのでスタッフ間のコミュニケーション自体には特に問題はなかったのですが、今後店舗を増やしていく計画の中で、今のタイミングで導入することにしました。店舗数が増えてから導入すると、習慣化させる労力もかかりますし、ツールの浸透度合い、つまり情報の有効活用度合いにかなり差がでるなと思いました。いずれやるのであれば人数の少ない今の段階で導入して、店舗や人数が増えたときには情報が蓄積され、運用されている状態にしようと考えました。

みんなにTalknoteを活用してもらうために

UIがシンプルなので、ほとんどのスタッフが問題なく登録・利用することができました。機械にうとかったり、抵抗があるスタッフには、使い方を丁寧に教えたり、会社を拡大していく旨やツールの必要性を伝えて理解してもらいました。あと、口頭で報告があった場合は「Talknoteに投稿しといて」といったようにTalknoteに情報を集約するよう促していました。くわえて、その投稿にはコメントやいいね！をするなど必ず何かしらのリアクションをするようにしていました。そうすることで、みんな自発的にTalknoteに情報やナレッジを投稿してくれるようになりましたね。

今では採用の段階でTalknoteというツールを積極的に利用していることを伝えて、当社の方針を理解してくれる人だけを採用しています。

承認をして成長してもらうことで
やりがいを感じてもらう

グループについて

[本日の取り組み報告書グループ]
毎日の報告をアルバイトスタッフも含め全員に義務化しているのですが、テンプレートに沿ってこのグループに投稿してもらっています。各スタッフに課題を設定していて、その課題に対する取り組みや今日の出来事、その日一緒に働いているスタッフの中で誰が1番輝いていたかという内容を報告してもらっています。上司が部下を褒めることはもちろん大切ですが、スタッフ同士でお互いに褒めたり承認したりする社内文化こそがコミュニケーションの円滑化やモチベーションにつながります。また、昔と比べると今の学生アルバイトは金銭面よりも承認欲求が満たされる方がモチベーションに繋がる人が多いようです。ですから、しっかり承認をして成長してもらうことで、やりがいを感じてもらえるようにしています。

[アイディア提案グループ]
以前から趣味も兼ねて、オリジナルのハンバーグレシピを考案して実際にブログに掲載しているのですが、レシピ数が400を超えたあたりから自分1人だけだとどうしても限界を感じてきました（笑）。このグループには考案レシピやそれ以外にもみんなのアイディアを投稿してもらっています。アイディア1つで300円、採用されたら1,000円、効果がでたら3,000円という形で賞金も用意しています。ゲーム感覚で協力してもらうことで、アイディアがいっぱいでてきました。今では全部のアイディアに目を通すのが大変になっているくらいです。やりつくしたと感じていましたが、驚くほどアイディアが出てきます。コミュニケーションのきっかけにもなりますし連帯感も強くなります。やってよかったと感じていますね。。

よく使う機能について

[メール連携機能]
食べログやヤフー、ホットペッパーなどの予約サイトからのお申し込みのメールを自動転送で予約グループにすべて集約されるように設定しています。以前まではメールとFAXが混在していたため注文を見落としてしまうこともあったのですが、今では予約グループに投稿されているので見逃すことはありません。また、私が出勤していないときでも出前の状況がわかるので、必要な場合は出社してサポートするなど対応できるのですごく助かっています。

お店のすべての情報を集約し
把握することはすごく大切

導入後の効果

情報やナレッジの共有がすごく効率的になりました。新人さんは、全種類のサラダメニューを覚えることを研修修了の条件としているのですが、研修の教育コストが大きく改善されました。導入前は新人さんが入社するたびに、トレーナーが実演しながら説明していました。今ではサラダメニューのレシピと写真をグループに投稿しているので、事前に覚えてもらうこともできますし、わからない部分は見直して確認するなど、自習や復習することもできます。Talknoteの導入によりトレーナーの時間を別の業務に使えるようになりました。

また、お店のすべての情報を集約し把握することはすごく大切だと感じました。口頭で言うほどでもない情報や、言い忘れていた情報も集まるようになったことで、思っていた以上にみんなが情報を持っていることに気付けたんです。口頭のコミュニケーションでは「いいアイディアない？」と聞いて、なければ終わるが、Talknoteであればあとから情報がどんどんはいってくる。その情報をしっかりキャッチしてその後の改善に活かすことができるようになりました。

他にも今日こういうことがあった、在庫がどうなっているなどお昼と夜のスタッフがしっかり情報を共有することによって、みんなで常にお店の状況を把握し、臨機応変に対応することができるようになりました。

今後は情報の発信数や、いいね！を押した数などの毎月もらっている利用データをスタッフの評価に繋げていきたいと考えています。また、レシピをテキストだけでなく動画でも共有して、今後の店舗拡大に向けてより効果的に活用していきたいですね。