未開封のメールが増え、ちゃんと情報が
伝わっていない状態が日常茶飯事でした

導入前の課題

益子様：Talknote導入前に抱えていた課題はふたつありました。まず弊社では日報や営業報告など全社員宛に送るメールが多く、どれが自分に関係があり重要なメールなのか確認するだけで一苦労でした。特に、私は社内メールの大半を受信していたので、会議などで少し目を離せば、未読メールが100～200通あることもあり、完全にお手上げ状態でした。他の社員も、メールを未開封にしてしまうことが多く、ちゃんと情報が伝わっていない状態が日常茶飯事でした。

磯野様：管理本部のように会社のルールなど全社員に対して案内したい内容が多い部門は、重要事項が埋もれることや、メールが開封されない状況を非常に危惧していました。

磯野様：もうひとつは、社員同士のリアルタイムなコミュニケーションについてです。大阪にも支社があるので、メールのほかにSkype も社内用に使っていました。連絡を取るためには自分でアカウントを作成し、お互いに申請・承認を行い、やっと連絡が取れるようになります。チャット自体は便利ですが、連絡できるようになるまでの手間が不便だったので、社員数が増えていることを考えると早くこの煩わしさから解消されたいと思っていました。

導入したきっかけ

益子様：当時の関連会社がTalknote を利用しており、弊社でも導入することが決まりました。私たちの主要取引先である飲食店の多くTalknote を利用していて評判もよく耳にしていたので、導入に対して特に不安はなかったです。現在は、大阪支社含めて全社員で利用しています。

磯野様：アカウント作成はネットワーク管理者で行い、簡単に一元管理できます。社員同士が連絡を取れるようになるまでにかかっていた時間や手間が減ったと、導入後すぐに感じることができました。

グループや投稿に優先度をつけ表示できるので、
伝えたいことが伝わる

活用方法について

磯野様：グループ作成をネットワーク管理者が行うルールにしています。これは利用意図がわからないグループが増え情報整理できなくなるのを防ぐためです。グループは簡単に作成・削除できますので、現場から急ぎでグループ作成依頼がきてもすぐに対応可能です。また、定期的にグループを整理整頓することで情報を見つけやすい環境を保つことを心がけています。

＜上部固定機能＞
益子様：この機能は、グループやメッセージ、グループ内の投稿を上部に固定表示できるので、とても重宝しています。私は社内でも特に参加グループが多いので、利用頻度の高いグループやメッセージを常に上部に表示し、情報の見逃し防止とスピーディーに確認できるようにしています。重要な投稿はグループ内で上部固定して常に表示させることができ、非常に便利です。

＜メール連携機能＞
磯野様：メール連携機能とは、各々に届くメールをTalknoteに自動転送できる機能です。弊社では、主にメールで受信したホームページのフォームから来た問い合わせなどを、Talknoteに転送させています。例えば、［掲載希望問い合わせ］というグループは、企業向けの“ファンくる”説明ページ経由で入って来た問い合わせを転送させています。今までは問い合わせが来たらメールを確認して対応していましたが、今はTalknoteに通知が来るのですぐに対応できます。またこのグループは全社員が参加しているので、担当がいなくても誰かが気づけるので、スピーディーに対応できるようになりました。

[ROI日報]
益子様：弊社では、全社員に日報を出すことを徹底しています。［ROI日報］は、全員参加のグループです。自分の業務の振り返りはもちろん、他部署の動きも確認でき、社員同士で刺激し合えるようにしています。過去には“おもしろい日報賞” という社内表彰を行なったことがあり、その際はこのグループの投稿から面白いことや役立つような情報を載せている人をピックアップして表彰したりもしました。私の場合は、“今日の外食情報” を日報に載せています。私が知っている飲食関連の情報やニュースをまとめているものですが、社員に共有できる上に、自分の備忘録にもなるので一石二鳥です。

[ROIマネージャー]
益子様：このグループはマネージャーが参加し、今後の方針や戦略などを議論しています。かなり活発に投稿やコメントが交わされているグループです。もちろん会議も行い直接意見交換もしますが、できる議論は事前にTalknote で済ませることで、意思決定のスピードを上げられるようになり会議の質もあがったと思います。

やりとりが可視化したことで、
社内のコミュニケーションがより活性化された

導入後の効果

磯野様：メールの量は大幅に減りましたね。社内のやりとりや問い合わせの通知はTalknoteに集約しているので、メールは社外と連絡するときだけです。相手や話題によってどのツールを使えばいいのかが明確になり、業務効率が向上しました。

益子様：期待以上の効果としては、会社全体で情報連携がスムーズになり、業務のスピードが上がりました。以前はメールやExcelなどを使い、担当間、部署間で進捗共有をしていました。今はTalknoteの投稿を見れば状況が確認できますし、リアルタイムに反映されるので、非常に楽になりました。また社内のコミュニケーションもより活性化したと思います。もともと飲み会などが多く、コミュニケーションは活発な会社だったとは思いますが、Talknoteでやりとりが可視化したことで、より実感できるようになりました。直接話すほどではないけどリアクションしたい内容に対しては、コメントやいいね！で気軽に反応できます。反応が来ると自然と投稿も増えるので、コミュニケーション量は間違いなく増えています。また営業の売上報告に対して、別部署のメンバーのコメントやいいね！がついているのを見ると、会社としての一体感が増した感じがします。新入社員には必ずTalknote上で自己紹介をしてもらっています。内容にルールはありませんが、過去の投稿が見られるので、それに倣って投稿しています。投稿すればコメントやいいね！が来るので、新入社員も会社に馴染みやすくなったと思います。今後も社員は増えていく予定なので、Talknoteがさらに活躍するのではないかと期待しています。