複数のコミュニケーションツールの利用で
情報管理が煩雑に

導入前の課題

Talknoteを導入する前は、業務効率化を考えて、チャット機能に特化したツールを利用していました。それ以外にも、ツールが混在し情報の整理ができず、情報管理が煩雑になっていました。その結果、オーナーである私とスタッフ、スタッフ同士、スタッフと患者さんの密接なコミュニケーションがとりにくくなり、業務に支障がでるようになってきました。さらに、以前のチャットツールではタスク管理がしにくい点にも困っていました。そういった状況だったため、スタッフの業務や患者さんからの問い合わせなど、すべて私が管理していたので、本来従事すべき「経営業務」に本腰を入れることもできませんでした。

この状況を改善するため、業務フローの確認、承認ができる新たなツールを導入してみたのですが、かえって各々の作業が増え、業務効率が悪化しました。また、社内SNSとしても機能せず運用することが困難になり、利用を中止しました。

そこで、コミュニケーションのとりやすさはもちろんですが、しっかりタスク管理ができ、使いやすいツールを探していた時にTalknoteに出会いました。チャットに特化したツールと違い、トピックごとにスレッドを作成できるTalknoteは、情報を整理しやすく、そのスレッドの中でチャットのようにやりとりもできるため、非常にわかりやすかったです。スタッフも問題なく活用できるイメージが湧きました。また、タスク管理機能も使いやすく、これならうちの会社にうまくフィットするのではと思い、テスト導入を決めました。2ヶ月間テストし、問題なく運用できそうだったので本導入しました。

会社の情報管理の方針を提示し、
スタッフの理解を得るまで根気強くプレゼン

導入時の工夫

過去に社内SNSツールを２回変えていたので、スタッフにしっかりと説明する機会を設けました。今まで、スタッフやチームごとに様々な連絡ツールを使用していたので、情報の一元化ができていませんでした。その点、Talknoteは業務関連の情報をまとめて一元管理するツールとして、情報整理がしやすい上に検索機能もしっかりしているので、社内コミュニケーションツールとして最適であるとスタッフに根気強くプレゼンをしました。

特に、グループ作成機能は、とても活用しています。業務に必要なグループ以外に、スタッフのノウハウなどを蓄積するグループや、面と向かっては伝えることが恥ずかしい日頃の感謝の気持ちをつぶやくグループを作り、業務改善とコミュニケーションのきっかけづくりを行っています。また、施術方法や接客の仕方などの情報共有をオープンにすることで、後輩に負けないように施術の練習を率先して行うスタッフが出てきたり、スタッフ同士で勉強会をしたりするなど、能動的な活動も増えてきました。

あとは、できるだけ運用しやすいように、このグループではどういった投稿をしてほしいかを私自身ができるだけ具体的に投稿するようにしました。スタッフは私の投稿を見ながら、投稿を重ねていくだけなので、自然に運用に乗るようになりました。

もう一つ、気をつけていたことは、私自身がプロジェクトのリーダーにならず、権限委譲をして、スタッフにTalknoteでやりとりをしてもらうようにしました。私自身、麻布十番のお店にでていたりするので、忙しくてスタッフと対面して話す機会はとても少なかったのですが、全体を把握して判断したい性分なので、すべての相談を受け付けている状態でした。そんな中、Talknoteを導入した後は、現場のスタッフにできるだけ権限委譲して、私自身は報告や投稿内容にいいねやスタンプなどでリアクションするようにしました。私がすべて管理しない方がコミュニケーションは活発になっているような気がします（笑）。

情報がスタッフ全員に開示されているので、
ナレッジの共有にも技術力向上にも効果大

グループについて

[グループ「技を極める部屋」]
このグループは施術担当のスタッフが自らの技術向上を目的としており、主に「目標管理」「タスク管理」の場として活用しています。また、上達の過程や現状をお互いに発信、共有し合うことでスタッフ同士が向上心を高め合い、切磋琢磨することができています。動画も投稿できるので、新しい技術の学習はもちろん、習得のタスク化や進捗の可視化をすることでスタッフのレベルや上達度合を把握しています。

「誰が」「何を」「どこで」「どうしているか」がオープンになるので、知識の共有だけでなく、スタッフ間の心の距離も近くなります。また、上司部下の関係強化にも効果を発揮していると感じています。

Talknoteで、今まで運用できなかった
「承認作業」ができるように！

機能について

[タスク機能]
今までのチャットツールだと、タスク管理がすごく難しかったのですが、Talknoteのタスク機能は使いやすく重宝しています。

業務におけるすべてのタスクは、Talknoteで一括管理することで、誰からの依頼を誰が行なっているのか、すぐに確認、把握することができます。また、大きなプロジェクトなどの承認フローが必要な業務に関しては、承認者と担当者がタスク機能をうまく活用して、承認業務を行なっています。この承認作業の運用の仕方は、Talknoteの担当の方が丁寧にご提案いただいたので、前回のツールのように運用がうまくいかないこともなくスムーズに活用できています。

Talknoteを導入することで、仕事に責任を持ち、
自発的な行動が増えていった

導入後の効果

今まではスタッフに完全に仕事を任せるということがなかなかできませんでした。私も麻布十番のお店にでているので、電話で業務の相談や問い合わせをもらって、細かい事も都度対応し、すべて私のチェックが必要な状況だったんです。 Talknote導入後は、業務によってはスタッフ同士のやりとりで完結できるものもあり、できるだけ私は介入しないようにしました。必要であれば、チャットのやりとりをいつでも見ることができて、確認したときはお気に入りのライオンくんのスタンプを押しています。

Talknoteを導入して、一番変わったことは、私が判断を下さなければならないことが減ったこと。情報がオープンな状態だからこそできることで、今まではメールという1対1のクローズドなやり取りでしかできなかったことが、ルールを決めた上で様々なグループを作成し、そのグループごとにやりとりをするように変えたことで、私が直接関わることが減りました。各店舗とのやりとりもすべてオープンな状態で、あえてスタッフ全員が閲覧できるようにしています。

さらによかったのは、権限を委譲することでスタッフ1人ひとりのパフォーマンスがあがり、主体性をもって行動するようになりました。その結果、スタッフからの質問や相談の質も高くなり、本当に私にしか答えられない案件なのか、事前に考えてから質問してくるようになりましたね。私自身の他のことを考える時間が増えたので、新たなビジネス展開をしっかりと考えられるようになりました。

コミュニケーションを円滑にするだけでなく、スタッフの自発的な行動を促し、会社や事業を大きくする手助けをしてくれているのがTalknoteだと私は思っています。