一方通行の情報伝達ではなく、
平等に情報を共有したかった

導入前の課題

Talknoteを導入する以前は、情報共有ツールとしてFacebookグループとメールを使っていました。当時は社員が10名ほどでしたが、情報を共有するというカルチャー自体が社内に根付いておらず、Facebookグループやメールなどのツールも新店舗のオープンや撤退する時くらいしか使っていませんでした。 Facebookグループの投稿がどんどん埋もれて見逃してしまったり、メールだと返信がないのが当たり前だったり。一方通行の情報伝達に過ぎず、思うように共有できているとは言えない状況で、ただの記録用としてFacebookグループやメールを使っている感じでした。

そういった状況で、そもそも誰がどういう業務を担当しているのか把握できていませんでした。分からないことがあっても誰に聞いていいか分からず、直属の上司に「誰に聞けばいいですか？」と聞いていました。とはいえ、上司も把握していなかったので、だれが担当しているか探すところからスタートする、効率の悪い流れが習慣化していました。

そんなときに前社長から「Talknote導入」の提案があり、2017年からTalknoteを使いはじめました。一方通行にしか過ぎない情報共有や、それによって生じていた業務効率の悪さに不満を感じていたので、社員はみんなウェルカムな感じでした。「Talknoteってなんだろう？」というところからのスタートでしたが、Talknoteの担当の方が使い方の説明に来てくれて。すごく分かりやすくていねいに説明していただけたのと、InstagramなどのSNSと使い方が似ていて覚えやすかったので、みんなで一斉に納得して導入ができました。

活用ルールについて

最初にある程度のルールをつくりましたが、グループをつくるのも投稿の内容も個人の自由に任せています。なので、「今日、芸能人に会った」や「どこどこでご飯を食べた」などといったプライベート寄りのグループも結構あります。なかには、しばらく投稿のないグループもあるので、定期的に整理整頓をしてより効率的に使っていけたらと思っています。

強いてルールがあるとしたら、プロフィールのアイコン写真は自分のバストアップ画像を設定することです。というのも、いまは社員が30名くらいに増えただけでなく、本社以外にいる社員も多いので、新しく社員が入社しても顔と名前が一致しない事も。顔が分かる事でコミュニケーションがとりやすくなると良いと思い、自分の写真をプロフィール写真に設定することをルールにしています。

現場の情報がキャッチでき、
働き方や職場環境が変化

グループについて

ルーティーン業務のグループ［新店舗］
いま、弊社は美容室を全国に約130店舗ほど展開しているのですが、新店舗についての共有や進捗などを管理するグループを設けています。たとえば、出店の計画がスタートすると、新店グループに「◯月、沖縄」などといったスレッドをつくり、物件の契約状況や施工会社とのやり取り、広告や看板についてなど。ありとあらゆることをコメントに残し、誰でも閲覧できる状態にしています。

イレギュラー対応グループ［新型コロナウイルス関係］
緊急時の情報共有もすぐにグループを立ち上げる事で対応ができる様になりました。今回のように、新型コロナウイルス関連の情報をアップするのはもちろんですが、店舗が全国にあるので対応もそれぞれ異なります。「ある店舗ではこうしたらこうだった」などの事例を共有することで、社員の不安も少なからず軽減できていると感じています。

又、初めて在宅勤務を取り入れましたが、出社状況などもこのグループにアップして共有するようにしています。

機能について

［スタンプ機能］
Talknoteではテキストでのコミュニケーションだけでなく、スタンプを利用してのコミュニケーションを取ることもできます。スタンプを使うことで、簡単に素早く楽しくコミュニケーションを取ることができています。スタンプはコメントやメッセージで利用可能です。

プライベートな内容だけでなく、業務に関する内容にもスタンプを使っています。なかには、上司には使いづらい会社さんもあるかもしれませんが、弊社では社長にも普通に使っています。むしろ、「いいね」だけでは味気ないのでスタンプも併用するなど、テキストコミュニケーションのひとつのハックとしてスタンプを使っています。

［ハッシュタグ機能］
半角の後に、全角文字（数字も全角であれば可）を入力して投稿すると、ハッシュタグとして投稿されます。ハッシュタグをクリックすると、同じハッシュタグがついた投稿を一覧で見ることができます。ハッシュタグを有効活用することで、グループを超えた同じカテゴリの記事や、関わりのある案件を一覧で表示することができるようになります。

ハッシュタグ機能も便利でよく使います。Talknoteを導入してから、情報の共有はTalknoteに集中している事もあり、情報が溢れ過ぎてピンポイントで探すとなると時間がかかることもあって。ハッシュタグを付けて投稿しておけば、のちのち探すときにもすぐに検索できて助かっています。

気軽にコミュニケーションできる文化が根付き、
業務効率はもちろん社内の雰囲気が良くなった

導入後の効果

いま思うと「以前の情報共有のやり方で仕事をしていたな」と感じています。Talknoteを導入したことで得られた効果はたくさんあります。

まず、導入前は情報を共有してもリアクションがないので、目を通しているかすら分かりませんでした。Talknoteなら既読機能があるので、誰が読んでいて誰が読んでいないかまで分かる。情報が共有できているという安心感につながります。しかも、情報が全員に平等に届くことで、業務的にもメリットがあって。たとえば、新店オープンのグループでそのエリアの担当が「オープン前にどこどこのエリアにポスティングをする」とコメントをすると、その地域に詳しいスタッフがそのエリアの特性を踏まえて「ここもポスティングしたほうがいいですよ」などとコメントが返ってきたり。Talknoteならではのやり取りなので、情報を共有することの重要性を実感しています。

Talknoteを導入する以前は、新店舗がオープンしてはじめて知ることも多々ありました。Talknoteを導入してからは、会社がこれからどういう展開をしていくのかがリアルタイムで知れるようになりました。たとえば、何も知らされないまま新店舗がオープンすると、「社員のこと、信用してないのかな？」と不信感を抱いてしまいますし、急に仕事を依頼されても準備ができていないなかでやらないといけなくて……。でも、いまはTalknoteを確認すれば会社が何をしようとしているのかが分かるので、先々のことを考えながら業務を進められています。

3つ目は、Talknoteで普段からコミュニケーションを取るようになって、誰がどの業務を担当しているのかが分かるようになりました。その結果、「分からないことを誰に聞けばいいのか問題」もなくなりました。コミュニケーションを取りやすい環境が構築できているので、何か分からないことがあれば、誰かに聞いてすぐに解決できるようになり、効率的に業務を進められるようになったのは大きいです。

Talknoteを導入する以前は、社内に殺伐とした雰囲気が漂っていて、業務に関係ない話をするのはたまの飲み会くらい。今もそれぞれ違う場所で働いていて顔を合わせる頻度に変わりはありませんが、普段からTalknoteを通じてコミュニケーションを図れているので、それぞれの仕事に対する考え方も分かるようになるなど、目に見えていい関係性を構築できていると実感しています。