ITが苦手なスタッフでも
すぐに使いこなせて、
業務の円滑化や効率化に貢献
2014年10月に千葉県我孫子市に開院。3年前からお子さまとそのご家族のお口からの健康を守る予防に力を入れている。「予防を文化に」という理念のもと、お子さまを対象にした独自の口腔育成プログラムで地域から厚い信頼を得ている。
- 一人ひとりに伝える時間が取れず、「言った言わない」の行き違いがあり業務に支障が出ていた
- メールで連絡すると読んだかどうかわからなかった
- プライベートで利用しているLINEやFacebookを仕事で使うには抵抗があった
- Talknoteで情報共有を効率的に行うことができ、サービスの向上に繋がった
- 自発的に報告や連絡をしやすいグループを作ることでコミュニケーションが活発化された
- 感覚的に使いこなせるので、スタッフへの浸透が早く、業務を円滑にこなせるようになった
医療機関だからこそ
Talknoteがちょうどいい
導入前の課題
医院の規模が大きくなるとスタッフの人数も増えていきます。すると、小さな組織では問題なかった報告や連絡の不備が顕在化してきました。「言ったつもり」「伝えたつもり」といったコミュニケーションのトラブルから、「やったつもり」といった進捗管理の不備など、スタッフが多くなるにつれ、業務に支障がでるようなことが起こり始めていました。
口頭だと一人ひとりに必要な情報を伝えるには時間が足りませんし、メールだと送る側は連絡を入れたつもりでいても、受け取る側が読んだかどうかはわからない。既読がわかるLINEやFacebookのメッセンジャーといった無料のツールもありますが、基本的にこういったツールはプライベートで使うものであって、会社として仕事で使うことには抵抗がありました。
そこで、代わりとなる情報共有ツールを探していたんです。何でもいいというわけではなく、医療従事者の中にはITが苦手な人は少なくないので、複雑すぎても使いこなせません。また、医療機関だからこそ個人情報などセキュリティには気を遣います。そのような利用環境にちょうどよかったのがTalknoteでした。
女性の職場ならではの課題
「家庭と両立できるように」
導入時の工夫
実際に使ってみたら、とにかくシンプルで使いやすいので導入のハードルは低かったですね。感覚的に使えるので、スタッフに使い方を教えるようなこともほとんどなく、みんな使えています。きちんと情報が残りますし、誰が見たかも一目瞭然なので、課題だった情報伝達の行き違いが解消でき、業務を円滑に行えるようになりました。セキュリティも安心で、スタッフの入退社の際に簡単に手続きできるところもいいですね。
院内の情報はTalknoteで共有し、
利用ケースよってグループ分けしている
グループについて
Talknoteは資料のやり取りや診療に関する報告、それに仕事の進捗報告に最も利用しています。他にも、月1回のミーティングの議事録を投稿したり、医院のシステムに変更があったら「今回からこういう風にします」といった連絡事項の共有に利用しています。文章としてしっかり残ることで誰でもあとから簡単に確認ができますし、その場にいないスタッフへの共有がすごく楽ですね。
グループはたくさん作っていて、コミュニケーションが活発になりました。報告や連絡がしやすいようスタッフが自発的にグループを作り、意見交換を行っています。例えば、終礼がないので何かしらの申し送りや、個人で管理している診療報酬に関しての投稿は日報のグループに。医院の施錠の確認グループは、誰が最後に出たのが把握できるようになっています。他に、スタッフが急に休みになる場合は、こんな症状なので休みますとか、患者さんは担当制なので代わりのスタッフへこうして下さいとかの情報も、休暇申請のグループに投稿します。欲しい情報があるべき場所にあるので、いつでもどこからでも確認できます。本当に便利ですね。
多くのグループを作っていても運用上のルールは細かく決めていません。確認したら、「いいね」をするということぐらいです。みんなに伝えなければならないようなことがあったら、何でも投稿しています。「こんなトラブルがあった」とか、コロナ禍のご時世なのでそれこそ「密があった」とかですね。何かあったらいつでも投稿して、家からでもメッセージのやり取りをしています。中にはそれだと仕事のオンオフが切り替えづらいというスタッフがいるので、そういう場合は投稿するタイミングを見計らったり、予約投稿をしたりするようにしています。
みんなはそれぞれ違う業務を持ち、違う部署で働いています。人数や建物の規模が小さかった頃は直接伝えていましたが、人数が１０人を超えて建物を増設して階が分かれてからは、直接全員に伝えることが困難になりました。今まではその都度、他の部署へ行って伝えていましたが、今はTalknoteに投稿しておけばそれで済むようになったので、仕事の効率が格段に上がってきます。
情報の一元化こそ、
よりよいサービスを提供できる体制が作れる
導入後の効果
Talknote導入の前までは、診療後の片付けが終わった後に、全員が集合する終礼がありました。そのため、どうしても就業時間が長くなっていました。ですが、歯科医院というのは女性の職場なので、家に帰った後に家事があったり、子どもの世話があったりと、仕事が終わったあとはいかに早く帰れるかということが重要でした。Talknote導入後は、伝えたいことがあったら投稿して文書で残せば全員が確認出来ますし、既読機能でだれが読んだかもすぐにわかるので、終礼の時間が省けたということは、職場環境の改善に役立っています。
今後の活用方法として
当院は、定期管理型の予防歯科医院で、日本の歯医者さんではあまりやっていない仕組みで活動しているのですが、他の医院とも勉強会などで交流を続けています。今はまだ院内だけで使っているのですが、今後はTalknoteの外部連携機能を使って、他の医院と繋がり、情報共有や交流が出来るようにしていきたいです。
新人を教育するにあたっては、先輩の指導を動画にして、それを後輩が見て勉強するというシステムを作ろうとしています。こういう動画もTalknoteにアップできるので、活用していこうと考えているところです。
Talknoteがなかったら、何か情報が出てきたときに、知っている人と知らない人の差が出てしまいます。スタッフ全員に情報を共有できると、新人や先輩に関係なく同じような考えや行動が出来るようになります。Talknoteで職場環境を整えていくことこそが、よりよいサービスを提供する体制の構築と、チームワークの向上に繋がると思います。
