スタッフの帰属意識を高め、
一致団結した組織をつくりたかった

導入前の課題

Talknoteを導入する前は、社内の共通のコミュニケーションツールがなく、「LINE」と「メール」「グループウェアのメッセージ機能」といった3つのツールを併用していました。ただ、使用するにあたり明確なルールを設けていなかったので、欲しい情報がどのツールにあるのか分からず、探すだけでも苦労している状態でした。

また、以前使っていたのはすべてクローズドなツールなので、たとえばLINEの場合は、グループに入っているメンバーしか情報を共有できない。メールの場合は、Cc.に追加しないと共有できないだけでなく、届いたメールを開いているかすら確認できない。なので、共有したい情報が、届けるべきスタッフにきちんと届いているのかすら分かりませんでした。

当社はクリニックなど6つの事業所を運営しており、スタッフ数は法人全体で100人ほど。事業が拡大を続ける一方で、スタッフ1人ひとりの帰属意識の低さが課題のひとつでした。事業所が違えばほぼ顔を合わせないどころか、どの事業所にどういうスタッフがいて、どういう方法で運営しているのかも分からない。その結果、それぞれの事業所が孤立している状態でした。もしそれぞれのスタッフに帰属意識が芽生え、グループ全体が一丸になればより良いサービスを提供できるはず。でも、帰属意識を高めるための方法が分からず悶々としていたのです。

そういった課題を抱えるなか、社内共通のコミュニケーションツールの導入を検討しているところでTalknoteに出会ったんです。ほかにも、チャットツールなど3つのツールが候補に挙がりました。なかでもTalknoteは、ビジネスに特化したコミュニケーションツールでありながら、スタンプを始めとしたさまざまな機能があり、ビジネスに留まらず、使い方によってはスタッフ1人ひとりの個性が出て、事業所を超えたコミュニケーションが生まれるかもしれない。そう思い導入することにしました。

「Talknote導入委員会」を立ち上げ、
全社で一気に導入

導入時の工夫

全社で一気にTalknoteを導入しました。すると、想定していたとおり反発も少なからずあって……。「わざわざ新しいツールにする必要はあるの？」「パケット代はどうするの？」と。でも、「これは業務だから」と無理やり納得してもらいました。少なからず押し付け感はありますが、課題を解決するためにもコミュニケーションのインフラを整えておきたい。なので、ゴリ押しで導入しました。ただ、使っていくなかで課題や問題が出るのは当然なので、それらを吸い上げ、解決するために「Talknote導入委員会」を立ち上げました。半年に1度のペースで集まり、より良い環境で使ってもらえるように試行錯誤しています。

ちなみに、この間の「Talknote導入委員会」でTalknoteを更新するかしないかの協議をしたのですが、今後Talknoteが使えなくなると困るという理由で、満場一致で更新することにしました。それくらい社内のコミュニケーションはTalknoteに依存しています。

導入前は、事業所ごとなど少しずつ導入していこうと考えていましたが、一気に全社導入をして良かったと感じています。最初はそれなりに大変でしたが、少しずつ導入していたら、1年が経とうとしている今でも大変だったでしょうからね（笑）。

プライベートな内容も投稿することで、
コミュニケーションが活発に

グループについて

［全社グループ］
全スタッフが入っているグループです。スタッフの誕生日へのお祝いコメントだけでなく、日常の何気ない話題を誰かしらが毎日投稿しています。Talknoteに慣れてもらうことが目的なので、輪番制にして少なくとも年に1回は順番がまわってくるようにしています。なので、内容は家族のことや趣味、食事など、極めてプライデートなことばかり。違う事業所で普段、顔を合わせないスタッフでも、この投稿によって「人となり」が分かるんです。裏テーマとしては、1人ひとりにスポットが当たるこういった場所をつくることで、帰属意識にもつながればと考えています。

［事業所ごとのグループ］
患者さまからいただいた差し入れや朝礼の内容を共有するのはもちろん、業務マニュアルのような役割も果たしています。Talknoteを導入する以前はすべてノートに手書きでメモしていたので、見やすくなっただけでなく、検索もしやすくなりました。

[活用ルールについて]
Talknoteを導入してからもう少しで1年が経ちますが、業務に関わる連絡はすべてTalknoteで行なうようになりました。原則、投稿は日曜日を除く8時～20時で、夜間や休日には行なわないこと。「お疲れ様です」などのかしこまった挨拶文は投稿しないことなどをルールにしています。挨拶文も付け加えるとなると、投稿するのにハードルが上がってしまい、気軽に使ってもらえなくなる。抵抗なく誰もが気軽に投稿できるよう、スタンプの使用も推奨しています。

スキルはもちろん、サービス力もアップ

導入後の効果

今となってはTalknoteがないと業務が成り立たないほど圧倒的な効果を感じています。なかでも、課題に感じていた情報の整理整頓ができるようになったのはもちろん、業務連絡や情報の共有がスムーズにできるようになったのは大きな効果です。

あとは、業務効率が格段に良くなったのも効果のひとつ。というのも、Talknoteを導入する前は別の事業所のスタッフとやり取りをするのに電話を使っていたのですが、どちらかの手が空いていなければ話が進まず、ストップしてしまうことも……。しかも、資料が必要なら直接届けたりFAXで送ったりしなければならず、とても手間だったんです。でも、Talknoteなら資料も簡単に添付できますし、都合のいいときに返信もできる。現場で常に動き回っているスタッフにとってはとくに助かっています。

また、事業所が異なり、普段顔を合わせないようなスタッフでも、Talknote上でコミュニケーションを取ることで、人となりなどが分かるようになったのも大きいですね。その結果として、事業所の垣根を超えた業務の相談も増えました。たとえば、接骨院の施術スタッフが患者さまの施術について分からないことがあったら、整形外科のドクターに相談してアドバイスを求める。それを接骨院の施術に活かすことで、より良いサービスをご提供できるだけでなく、施術スタッフのスキルアップにもつながる。私達のかかげる「医療・治療・介護の連携」をより深めるための重要なツールとなっています。

「それぞれに帰属意識が芽生え、一致団結している」とはまだ言い切れませんが、Talknoteを導入したことで一歩ずつ近づいていると実感しています。その結果として、「長く働きたい」と思ってもらえるような組織になっていけばうれしいですね。