当社のような製造小売業は
部門間の情報共有が非常に重要なんです

私たちの様な製造小売業と呼ばれる事業者は、バーリューチェーンの川上から川下まで全ての機能を自社で持っているため、社内に多くの機能＝部門を有します。そして、放っておくと部門毎に情報が閉じて部分最適な意思決定を行ってしまい、本来は強みの源泉となるはずの顧客接点からの情報とそれに基づく全体最適な意思決定が、上手く機能しなくなってしまいます。

これは、多くの製造小売業が抱える課題だと思いますし、大手小売がプライベートブランド商品比率を増やし、大手メーカーの通販への参入が当たり前になっている事からもわかるように、メーカーも小売も製造小売業化していく傾向にあるため、今後この顧客接点を起点とした部門間の情報共有に課題を感じる企業は増えていくことでしょう。

本来は価値を持った情報が
部門を越えて共有されないのはもったいない

当社も、コミュニケーションツールの導入を検討し始めたきっかけは、部門間の情報共有をより活発に行いたいと考えたためです。部門間の情報共有は多機能組織である製造小売業にとっては非常に重要な事なのですが、当時は各部門内に閉じてしまっている情報もあり、部門間や全社への情報共有には改善の余地があると感じていました。

直接業務に関わる情報はもちろん、各部門同士が互いにどんな仕事をしていて、自部門に仕事が手渡されるまでにはどんな苦労があって・・・　という内容や思いを互いに理解することが部門間の連携を強化していきますし、自部門にとっては当たり前の情報が他の部門で大きな価値を生むこともあります。そういう意味では、部門を越えてよりカジュアルに活発に情報が飛び交う環境にしていきたかったですね。

推進役を設定して
積極的に活用を促すことが導入のポイント

社内SNSの導入には、導入時の推進担当者の動きも重要だと思います。当社では、私自身が社内SNSを導入したいと感じていた事もあり、私が積極的に推進しました。

具体的には、Talknote導入前から部門毎のメーリングリストがあって情報共有が行われていたので、私が多くの部門のメーリングリストに入って、この情報は部門を越えて共有して欲しいなと感じる内容のメールがあれば、その都度「この内容はTalknoteで共有してよ」と声を掛けていきました。

あとは、見なくても業務に支障がないツールは誰も見ないので、人事関連の情報など必ず確認する必要のある情報をTalknoteで共有するようにして、ログイン率をモニタリングしながら工夫を重ねて行きました。

一度、他社の無料社内SNSへ切り替えましたが
すぐにTalknoteへ戻しました

実は、他社のグループウェアを導入する際、そのグループウェアに組み込まれたSNSが無料で使えたので、Talknoteを辞めて切り替えたことがあったんです。でも、たった3カ月でまたTalknoteに戻してしまいました（笑）。機能的に劣っていた訳ではないのですが、インターフェースのデザインがTalknoteの方が圧倒的に使いやすく、また親しみやすく、多くの社員が相対的にそのSNSを非常に使い難く、距離を感じてしまいました。その結果、投稿数も3割か4割くらい減少してしまったんです。

社内SNSが価値を発揮するためには、まず投稿の絶対量が必要なので、インターフェースのデザインが、カジュアルに投稿したり、コメントを返信したくなる雰囲気を持っていないと、そもそも誰も投稿せず、「いいね！」も押さず、ツールが持っている機能を活かせないという状態になってしまうと思います。いくら無料でも、本来の導入効果が得られないのであれば、効果の得られる有料のツールを導入した方が良いと思います。

Talknoteの役割は
組織を刺激したりインスパイアすること

これまでのメールでの情報共有は、送る側から送られる側への一方通行な印象でしたが、Talknoteは双方向に情報のやりとりができている印象です。１つの投稿から掛け合いが始まるケースも多いので、組織を刺激したり、個人へインスピレーションを与える役割を担ってくれているんだと思います。

具体的には、倉庫の棚卸しの状況、パートナーであるOEMメーカーでの新商品の生産の様子や製品原材料である生産地の農家の方の情報など、これまでは、わざわざ全社にメールをして共有するほどでもないかな・・・　という意識で部門内でのみしか共有されていなかった情報がどんどん共有されるようになりました。テキストと写真等のビジュアルも一体となっているので、インスパイアされやすいメディアだと思います。

メールでは実現できないことが
Talknoteなら実現できます

Talknoteで情報共有が進むのは、インターフェースのデザインが優れているからだと思います。こういったコミュニケーションツールは、直感的に情報を共有したくなる、気兼ねなく思った事を投稿できるという雰囲気を持っていることが非常に重要だと思っています。そういう意味では、投稿者の顔写真の有無もツールの雰囲気を作っていく重要な要素なので、当社ではプロフィールの顔写真の登録を必須にしています。

メールは、通常業務に馴染み過ぎていることもあり、どうしてもビジネスライクで業務連絡ツールのイメージが強く、カジュアルな情報やちょっとした面白い話などを共有するのには向いているとは言えないツールだと思います。