全員がオフィスにいなくても
円滑な情報共有と意思決定ができる環境が必要だと思った

導入前の課題

弊社には、クライアントと連携して業務を行うプロフェッショナルメンバーとオフィスで内部管理をするサポートメンバーがいます。プロフェッショナルメンバーは、クライアント先に直行・直帰することが多く、オフィスで勤務するのはミーティングの時などに限られています。メンバーの９割が子育てと仕事を両立させているワーキングマザーだということもあり、場所を選ばず自由に働けるようにテレワークを活用しているからです。Talknote導入以前は、メールや電話で社内の情報共有を行っており、顕在化した課題は特にありませんでした。しかし、メンバーが増えたのをきっかけに、顔を合わせなくてもプロジェクトの情報共有や意思決定ができる場が必要だと思い始めました。メールは本題に入るまでに宛名や挨拶文を入れたりしますし、「了解です」と一言返すだけでも手間が掛かります。離れた場所にいるメンバー数十名とこのままメールで情報共有をするのは限界があると思いました。社内専用ツールの導入にあたっては、チャットツールやプロジェクト管理ツールなど、複数のサービスを実際に全員で使用しながら選びました。チャットツールは、メールと比べて圧倒的にスピーディーな連絡ができます。その反面で、すぐに発言が流れてしまうため、プロジェクト進捗など今後も見返したい情報は管理しにくいというデメリットがありました。一方で、プロジェクト管理ツールは、進捗管理はしやすいものの、チャットのように素早い連絡ができませんでした。Talknoteは、2種類のツールが持つメリットをバランスよく兼ね備えていると思います。一つの投稿に対してコメントを重ねてやりとりするグループと、チャット形式でやりとりするメッセージの二種類の共有方法を使い分けられるので、利用シーンにあった最適なコミュニケーションができます。このような理由からTalknoteを導入することに決めました。

意思決定までの時間が、
大幅に短縮された

活用方法について

情報共有の場に関しては、通常の業務報告だけでなく、新規案件のアサインまでTalknoteのグループ内でおこなっています。プロジェクトごとにグループを分けて進捗管理もできるので、誰がどのプロジェクトに携わっていて、どこまで進んでいるのか可視化できるようになりました。また、意思決定の場としても活用しています。緊急の要件であれば、相手にメンションをつけたり、冒頭に「緊急！」と加えて連絡したりすれば、即返答がきます。メールに比べて通知が早いので、レスポンスのスピードも上がりました。それだけでなく、意思決定のスピードも格段に上がりましたね。メールや電話だけで連絡をする必要があった時は、全員の意見を集めて意思決定されるまで1〜2日かかっていました。ですが、今は数分で完了できることもあります。特に簡単な要件は、「OK」などのスタンプで返信してしまうので、即時に完結します。また、スタンプはコミュニケーションのハードルを下げる効果もあり、グループ内の空気づくりにも役立っていますね。タスク機能は、書類の確認依頼などで活用しています。宛先と日時を指定できるので、誰がボールを持っているのか把握でき、進捗も可視化できます。また、自分自身にもタスクを作成できるので備忘録としても使えます。

機能、グループについて

［テレワーク申請］
テレワークを利用するメンバーは、このグループにテレワークを利用する時間と場所を事前に報告します。おかげで「○○さん、今日は講演会だから返事が遅くなるな」と、離れていても相手の状況を考慮して行動ができるので、業務を進めやすくなりました。特にプロフェッショナルは、直行・直帰が多いので、毎日のスケジュール報告は欠かせませんね。

〈外部連携機能〉
外部連携機能とは、社外ユーザーともTalknote上で連絡が取り合える機能で、クライアントとの連絡・共有でこの機能を利用する場合もあります。特に、弊社が毎年企画・運営している”MICHIKARA”プロジェクトには欠かせない機能です。”MICHIKARA”とは、民間企業と自治体が協働して地域課題解決を目指す、地方創生協働リーダーシッププログラムです。いくつかのテーマごとに参加企業と自治体のメンバーが議論を重ね、数日合宿を行い、最終的に市長へプレゼンを行います。Talknoteは、合宿までの議論の場として利用しています。事務局である私たちは、参加者が顔を合わせなくても議論が進められるようにサポートします。Talknoteは、メールに比べ気軽に連絡が取れるので、距離も縮まりやすく、チームビルディングにも大変役立っています。特に、既読・未読機能は大変便利です。既読で返答がないなど、参加者の異変をいち早く察知することができるようになり、フォローもしやすくなりました。実際に、個別に連絡してみると、何か問題がある場合が多いので、公の場では言いにくいことも逃さずに聞き取ることができます。このように一人ひとりをしっかりと巻き込むことが、プロジェクトの成功へと繋がります。これはメールなどでは成し得なかったことですね。

Talknoteが仮想オフィスとなり、
多様な人材が採用できるようになった

導入後の効果

些細な情報もTalknoteに集約しているので、全てのメンバーがオフィスに来なくても仕事ができるようになりました。もはや、仮想オフィスです。Talknoteがなかったら今のようにテレワークの活用もできていないと思います。子育て中でも安心して働ける環境を整えられましたし、遠距離通勤を気にして採用を制約することもありません。また、しばらく会っていないメンバーとの間に距離を感じるようなことがないよう、Talknote上に［社員の部屋］というグループを作って、出産の報告など業務に関係ない連絡もしています。もちろん、顔をあわせる時間も大切なので、月に1回は全社員が出席するミーティングを設定し、近況報告をしていますが、Talknoteは組織の一体感を保つ助けになります。導入して4年程経ちますが、弊社には欠かせないツールです。