部署・事業の垣根を超えて、
社員同士の絆が深まった

導入前の課題

弊社は「人とテクノロジーで世界をつなぐ」というビジョンを掲げ、WEB広告事業、EC通販事業を中心に国内外に向けて幅広い分野で最適なソリューションを提供しています。おかげさまで、売上は初年度の1,4億円に対して設立5期目にして約28倍を超える成長を達成させていただきました。今期6期目は60億円を見込んでいます。

創業間もない頃のコミュニケーション手段は、LINEや他ビジネスツールなど部署やプロジェクト毎にバラバラでした。ですが、社員が20名を超えた頃から、いくつか問題が起きていました。1つ目は、情報量の増加により、コミュニケーションロスが発生していたことです。複数のツールを利用していたので、どこにどの情報があるのかを把握し難くなり、知りたい情報を見つけ出すのに無駄な時間がかかっていました。さらに、チャットは流れが早いので、「すみません、見逃していました。」なんて会話も増えていました。2つ目は、セキュリティ面での問題です。以前、社員の誤送により情報漏洩となり得る事態を起こしてしまったことがありました。幸い、大きなトラブルには発展しませんでしたが、それ以来、セキュリティ的に何か対策を打つ必要があると考えていました。

そんななか、ちょうど広告事業部が試験的に利用しているTalknoteの使い勝手が良いという報告が上がってきました。実際に試してみると、デザインがシンプルで機能の汎用性も高く、普段使い慣れたSNSに劣らない使いやすさを感じました。またTalknoteには、一つの投稿に対してコメントを重ねられるグループ機能があるので、情報も整備されますし、見逃しも防ぐことができます。Talknoteなら問題を解決できると思い、2015年にTalknoteを全社的に導入しました。導入してすぐの頃は、機能の要望や質問などの問い合わせを頻繁にしていましたが、対応が早く、安心して使うことができました。親身なサポートは凄く嬉しかったですね。

全員が楽しくコミュニケーションが
取れる環境づくりを心掛けている

活用方法について

仕事上のやり取りはTalknote上でおこなうように徹底し、全員がコミュニケーションを積極的に取れるような環境づくりをしています。特に経営メンバー役職者レイヤーは、自分から発信する人が多いので、まずは上層部が積極的に活用していき、同時に社内全体に浸透し定着していきました。業務的な内容は勿論ですが、それ以外にも、事業部や立場、年齢、性別を超えてお互いに冗談を言い合ったり、とにかくみんなが楽しくコミュニケーションが取れるように心掛けています。

活用ルールについて

利用上のルールは3つあります。１つ目は、プロフィール写真に、顔写真を設定することです。弊社は、地方や海外で働く社員もいるので、直接面識がない社員同士でもコミュニケーションを取りやすくするためです。２つ目は、全体に共有したいと思えるニュースや気付きは積極的に『全社グループ』に発信すること。3つ目は、グループを作成する際は、原則オープングループで作成することです。会社の情報は全員が確認して欲しいので、グループに参加していない人でも閲覧・投稿ができるようにしています。ただ、採用関連や機密性の高い情報をやり取りするは、参加者以外閲覧できないクローズグループを使うなど、情報の取り扱いには十分に注意を払っています。

グループについて

[★★セキュリティ報告★★]
出勤・退勤時の社内設備の確認報告をするグループです。もともとは、電気の消し忘れなどの防止と、就業時間の把握が目的で作成したグループでしたが、今では報告だけでなく、社内の交流の場になっています。いつも一番に出勤している社員や、遅くまで頑張ってくれている社員に対して、「いつも朝早くありがとう！」や「遅くまでお疲れ様です！」など、感謝や労いのコメントが自然に送られるようになりました。「#良い週末を！」などのハッシュタグをつけて、みんなからの『いいね！』を集めようとする社員も居ます。ただの報告だけでなく、このようなやりとりが自然に交わされているのを見ると、こちらも嬉しい気持ちになりますね。

コミュニケーションロスや伝達ミスがなくなり、
社員同士の距離も縮まった

導入後の効果

Talknoteを導入して、抱えていた2つの問題は解決されました。コミュニケーションロスや伝達ミスが圧倒的になくなりましたね。誰が既読・未読なのかも特定できるので、確実なコミュニケーションが取れています。検索機能から過去のログもすぐに見つけられるので、ナレッジの共有としても非常に役立っています。もはやTalknoteが社内データベース化しています。新入社員が入社した際は、過去のやり取り、仕事のフロー、各部署・事業部の業務内容がすべてTalknoteを見ればある程度の事は把握できるので、スムーズに業務に取りかかることができます。

またセキュアな環境になるので、機密情報が社外に漏れる心配もありません。またTalknoteを導入してから、従業員間の距離感が縮まり、社内の雰囲気が大きく変わりました。Talknoteは、業務共有の場だけではなく、楽しいことがあればみんなで笑い合ったり、辛いことがあれば励ましあったりできる場でもあります。弊社では、積極的に仲間との触れ合いの場を設けていて、急な飲み会等あるときは、部署・事業部を超えてTalknote上で気軽に呼び合っています。Talknoteがあることで、リアルなコミュニケーションもより活発になっています。仙台や海外にいる社員ともリアルタイムでやりとりしているので、すぐ近くで仕事を一緒にしている感じがしています。

最近は、新卒の内定者も入社前からTalknoteに参加してもらっています。Talknote上で、会社の文化やルール、イベントなどの情報をすべてが見れるようにしているので、内定承諾者との入社までのコミュニケーションも取りやすく、より良い状態で入社してもらうことができています。弊社が掲げているMISSIONSTATEMENT(行動指針）の中に、「弾丸の如く、早く速く」「可能性を追求し、挑戦せよ」「逆境こそ仲間と楽しめ」という言葉があります。Talknoteはまさにこの行動指針を実現するために重要な役割を担ってくれています。Talknoteはバレットグループの拡大成長の裏方として、無くてはならない存在だと改めて実感します。