導入前は、「ツールにお金をかけるのは
まだ早い」と思っていた

導入前の課題

岡田様：以前は、社内の連絡は主にメールでおこなっていたのですが、一日休むだけでメールが400通ほど溜まってしまうくらいメールの量が多く、重要なメールを見落としてしまうことがよくありました。メールが多いと情報が乱雑になるので、必要以上のやりとりはあまりしていませんでしたね。しかし、そうなると今度は、細部が見えなくなってしまい、メンバーの行動や案件進捗がまったくわからなかったんです。結果的に、私から「あの案件はどこまで進んでいるの？」「うまくいかない原因は何？」と細かく聞いてしまい、社内の報・連・相をお互いにもっと気持ちよく進めたいと思っていました。

若松様：私も社内メールだけで、1日に100通は届いていたので、メール処理に時間をかけていました。またメールを作成する際に、宛先、タイトル、挨拶文など、本文以外の入力項目が多く、手間がかかっていました。伝えたい情報も一目でわからないので、内容の緊急度合いや重要度合いも判断しずらかったですね。

岡田様：LINEを利用している人もいましたが、個人アカウントなので、やりとりを会社のナレッジとして残すことはできません。また会社で個人アカウントを利用することに抵抗を感じる人もいたので、社内のLINE利用を止めたいと考えていました。Talknoteは、知り合いの経営者からの紹介で知りました。そのときに、「Talknoteでコミュニケーションの環境が変わった」と話していたのですが、正直のところ無料のものもあるので、コミュニケーションツールにお金をかけることに迷いがあったんです。ですが、その後も別の会社の経営者からTalknoteを勧められて、そこまで良いのであればと思い、Talknoteを導入することにしました。

サンクス機能で、
チームの絆を深める

岡田様：導入当初は、役職者から積極的に利用していきました。複数ツールが混在していると利用が浸透しないので、LINEと社内メールの利用は一切禁止にしました。移行はスムーズに進み、半月ほどでTalknoteを開かないと情報をキャッチできないくらい馴染んでいましたね。

活用ルールについて

岡田様：プロフィール写真の設定は、必須です。普段顔を合わせることがない別拠点のメンバーとも、距離を感じずにコミュニケーションが取れるようにするためです。あとは、活動時間が人ぞれぞれ異なるので、業務時間外は自分のペースで使用して良いことにしています。返事を急かし、プライベートを圧迫するようなやりとりはNGです。

グループについて

［アポ報告］
若松様：お客様との打ち合わせの結果を、拠点やチームを問わず、１つグループで共有しています。Talknoteに「天才ですね！」というパンダのスタンプがあるのですが、何故か社内でブームになっていて、受注したとき、皆このスタンプを送ってくれるんです。そういった気軽なやりとりは、社内を盛り上げてくれます。

［役職ミーティング］
岡田様：各拠点の役職者が本社に集まっておこなう役職ミーティングがあるのですが、移動時間を考慮して、前回からTalknote上で議論をし合うことにしました。テキストで気軽に意見を言い合うため、誰がどうゆう意見を持っていたのか後から振り返ることができますし、発言が時系列で表示されるので、議論をまとめやすくなりました。離れたメンバーとも簡単に会議ができるようになり、非常に助かっています。まだまだ改善点はありますが、今後も続けていくつもりです。

よく使う機能について

［サンクス機能］
岡田様：これも知人からの紹介ではじめたのですが、Talknoteのサンクス機能を使って、毎週末にサンクスを送る制度を設けました。チーム内や他部署・他拠点のメンバーに、一週間の労いや感謝の言葉を送ります。感謝の気持ちは忘れてはいけないことですが、改まって「ありがとう」と伝えるのは、ちょっと照れ臭いものですよね。なので、こういった機能や制度があれば、自然に感謝の気持ちを伝えられるのではと思ったんです。これも役職者から積極的に使用していき、徐々に数が増えていきましたね。サンクスの獲得数を年に一度表彰しているMVPの選考に含んでいるので、どのような結果が出るのか非常に楽しみです。

若松様：サンクスを贈ることで会話も増えますし、チームの絆も深まっています。送られた側も必ずコメントを返すようにしているので、送っても送られてもモチベーションが上がります。

Talknoteは、
誰もが安心して発言できる

導入後の効果

若松様：正直、最初は不安でした。やりとりがすべて明るみになるので、監視されると感じがしたんです。ですが、使いはじめてみたら、すぐにその抵抗感は払拭されました。報・連・相がスムーズにできるようになったことで、部下から報告が細かく上がってくるようになったので、状況把握がしやすくなり、非常に助かっています。情報を全体に共有することも簡単になったので、他部署・他拠点の行動など、身の回りだけでなく会社全体の動きを把握できています。今は見られているというより、見てもらえるツールだと思っています。

岡田様：知人に勧められる前は、Talknoteを導入するなんて考えてもいなかったのですが、今は導入して本当に良かったなと思っています。メール量も1/10に減り、社内の情報はすべてTalknoteにあります。情報が一元化されたので、連絡に関する漏れはなくなりました。情報が開示されたことで、今まで発言が少なかった人や自分をアピールすることが苦手なメンバーの行動も見えるので、一人ひとりに目を向けられるようになりました。メンバーのモチベーション向上にも繋がっています。他チームの動きや実績から「他チームより下回っているから、もっと頑張ろう」「他に何かできるはずだ」などのやりとりが交わされていて、メンバーから常に仕事に対する熱意を感じています。拠点を超えたコミュニケーションも活発になっています。いいね！やコメントなどでリアクションが返って来ることで、発言に対する心理的なハードルが低くくなったからだと思います。以前は、発言する人も限られていましたが、誰もが安心して発言できるようになっています。導入してまだ3ヶ月なので、まだまだ改善できる点もたくさんあるので、もっと組織が活性化されるように取り組んでいきたいと思います。