「残業が多く、離職率が高い」
「従業員がどんな仕事をしているか把握しきれていない」

日々の業務の中で、こうした悩みはよく見られます。多くの問題に共通しているのは、「業務の効率が悪い」ということです。普段から仕事にムダが多いため、残業時間も増大し、それが原因で離職するなど悪循環に陥るケースはよくあります。

逆に考えれば、業務効率化を進めることで、こうした問題は解消できる可能性があるのです。本記事では、業務効率化を進めるためのポイントや必要なツールをご紹介します。

普段の業務に課題を感じる人は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、生産性を向上するための手段の一つです。業務におけるゴールを設定し、最短で達成できるよう努めることを業務効率化といいます。業務効率化は、すべての企業が取り組むべき課題です。

ただ、日々の業務に追われることで、就業時間内に仕事を済ませられない結果、残業時間が膨らんでいる企業も多いのではないでしょうか。日々の業務フローの中には、多くのムダが潜んでいます。そのほかにも、人によって仕事の進め方が違うこともあるでしょう。

そのため、業務を効率化するには「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つを削減することが重要なのです。業務効率化に際して、企業によってはマニュアルを制定していることもあるのではないでしょうか。

しかし、実務になるとマニュアルを参考にすることもなく、業務が進められているケースも少なくありません。業務効率化を進めることは、将来のコスト削減につながるため、これまで以上に企業を躍進させるには、欠かせない課題といえます。

業務効率化を図るポイント

業務効率化といっても、何から手をつければいいか分からない人も多いでしょう。そこで、実際に推進するにあたって押さえておくべきポイントを2つご紹介します。

1.まずは業務フローを見える化し、どの点を改善するのか決める

業務効率化を進めるためには、各工程のどこにムダがあるかを明確にし、その課題の解消に求められる対策を検討する必要があります。そこで、はじめに取り組むべきことは、業務フローを見える化することです。

全体の工程と各工程において「誰が」「いつ」「どのような業務を」「どれくらいの時間をかけているか」を明確にしましょう。そうすると、例えば以下のような課題が浮かび上がります。

• 成果に直接結びつかない作業に時間をかけすぎている
• そもそも人によって業務の取り組み方が違うなど

取り組むべき課題は、組織によって異なるため、実際の業務フローを分析する中で、どの業務が「ムリ」「ムダ」「ムラ」に該当しているかを洗い出してください。また、改善すべきポイントを明確にしましょう。

2.各改善点で、どのような改善方法が最適かを考える

各工程における課題を明確にしたら、「どんな改善方法が有効か」について考えましょう。改善方法として一例をご紹介します。

・成果に関係のない業務に、膨大な時間を費やしている
→その業務が不要であればなくしたり、ツールを導入して自動化したりを推進する

・人によって業務の進め方が異なっていて非効率
→業務フローを1から見直したり、マニュアルを整備したりする

・一つの作業を複数の人で行っている
→同じような作業は、一つにまとめる

・業務フローを見直しても、社内リソースだけでは対応しきれない
→外部に委託する

・社内の情報を見つけるのに時間がかかる
→誰もがアクセスできるよう、クラウドなどに集約して管理したり、データベースを活用したりする

上記は一例のため、組織によって取り組むべき課題や対策方法は大きく異なります。この点については、実際の業務フローと照らし合わせながら検討してください。また、多くの課題が見つかると改善に躍起になることもあるかもしれません。

しかし、すべての課題を一度に改善するのは非現実的です。確実に一つずつ改善および対応できるよう、インパクトの大きい施策から順番に実行していきましょう。

業務効率化のメリット

業務効率化を図ることで得られるメリットは、主に以下の通りです。

業務効率化は、コスト削減といった組織のメリットが注目されがちですが、従業員一人ひとりにとっても、大きなメリットとなります。また、離職率の低下や採用力の強化など、長期的に得られるメリットも見逃せません。

一方で、日々の期限に追われることで、業務効率化に取り組めない企業もあるでしょう。しかし、業務効率化を先延ばししている状態は、長期的に大きな負債を背負った状態で活動していることと変わりません。

業務効率化を図る際に適したツールもたくさんあるため、自社に合っているものを一度検討してみてはいかがでしょうか。

業務効率化を図る際に活用したいツール

業務フローに存在する多くのムダは、ツールを活用することで解消できる可能性があります。ここでは、業務改善に役立つツールを4つご紹介します。

オンラインストレージサービス

クラウドにデータを共有できるサービスで、動画やデザインファイルなど大容量ファイルも保存可能です。アカウント権限を設定できるため、社用アカウントとして社内のデータを一元管理できます。複数名とデータを共有でき、業務の進行にも役立つでしょう。

タスク・プロジェクト管理サービス

日々のタスク管理に役立つツールです。担当者や期限を設定しておけば通知が届くため、業務の抜け漏れを組織として防げます。

RPA

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、一連の作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。Excelのデータを他のシステムへ転記する作業や、紙媒体を電子化する作業など、業務の一部を自動化することで、業務効率化に寄与します。

コミュニケーション/チャットツール

LINEのようなチャット形式のコミュニケーションツールは、ビジネスの場面でも有効です。メールや電話といった従来のツールだけでは、意思疎通をスムーズに図れません。しかし、チャットツールなどを活用すれば、テレワーク下でも意思疎通を図りやすくなります。

まとめ

業務効率化は、コストの削減や利益の増大など、さまざまなメリットを得られるため、多くの企業で取り組むべき課題の一つです。また、ワークライフバランスの向上など、従業員にとって働きやすい環境にもつながるため、採用力の強化も期待できます。

業務効率化に取り組む際は、まず業務フローを明確にするところから始めて、必要に応じてツールを導入するなど、出来るところから効率化していきましょう。